Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

Wat is RPA?

In de basis bestaat Robotic Process Automation (RPA) uit softwarerobots die informatie verzamelen, bewerken, versturen of invoeren via de gebruikersinterface van business software, websites, spreadsheets, portals, databases en communicatieprogramma's.

Dezelfde programma's dus waar mensen ook mee werken. Een groot voordeel van RPA is dat het handelingen kan automatiseren die in meerdere, verschillende applicaties uitgevoerd moeten worden. Dus bijvoorbeeld wanneer het gegevens van het ene systeem naar het andere systeem overgezet moeten worden. 

Digitalisering, automatisering of robotisering?

Bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen komen vaak termen als digitalisering, automatisering en robotisering voorbij. Hoewel deze begrippen regelmatig door elkaar worden gebruikt, betekenen ze niet hetzelfde. Elk heeft zijn eigen toepassingsgebied en voordelen. Maar hoe bepaal je wat het beste past bij jouw situatie? En wanneer is Robotic Process Automation (RPA) de juiste keuze? 

Wat is digitalisering?

Digitalisering is de basisstap waarbij analoge of fysieke gegevens worden omgezet naar een digitaal formaat. Denk bijvoorbeeld aan het scannen van papieren facturen en deze via Optical Character Recognition (OCR) omzetten naar bewerkbare databestanden. Digitalisering maakt gegevens toegankelijker en vormt vaak de eerste stap richting automatisering of robotisering.

Digitalisering is noodzakelijk wanneer processen nog afhankelijk zijn van fysieke documenten of niet-machineleesbare bestanden, zoals handgeschreven formulieren of papieren facturen. Het doel is om gegevens beschikbaar te maken voor verdere verwerking door systemen of software.

Wat is automatisering?

Automatisering gaat een stap verder. Hier worden taken en processen zó ingericht dat ze zonder menselijke tussenkomst worden uitgevoerd. Dit gebeurt vaak via speciaal ontwikkelde systemen die direct communiceren met databases en andere software via bijvoorbeeld API’s.

Automatisering vereist doorgaans een investering in op maat gemaakte oplossingen die specifiek zijn ontworpen voor een bepaald proces. Bij factuurverwerking kan automatisering bijvoorbeeld betekenen dat facturen automatisch worden gematcht met inkooporders en betalingen worden goedgekeurd zonder menselijke tussenkomst.

Volledige automatisering is ideaal voor repetitieve, goed gedefinieerde processen die een hoge mate van stabiliteit hebben. Denk aan workflows waar weinig uitzonderingen voorkomen en waarin efficiencywinst cruciaal is.

Wat is robotisering (met RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) richt zich op het repliceren van menselijke interacties met software. In plaats van processen vanaf de basis te automatiseren, gebruikt RPA softwarerobots die taken uitvoeren zoals een mens dat zou doen: gegevens invoeren, knoppen klikken, bestanden uploaden of downloaden en e-mails verwerken. RPA opereert in de “voorkant” van systemen, zonder directe aanpassingen in de back-end.

Een softwarerobot kan bijvoorbeeld inkomende facturen ophalen uit een mailbox, deze doorsturen naar OCR-software en vervolgens uploaden naar een factuurverwerkingssysteem.

RPA is ideaal in situaties waarin processen met meerdere systemen moeten worden overbrugd, er geen budget of tijd is voor volledige automatisering, systeemwijzigingen of herstructureringen niet haalbaar zijn, of tijdelijke oplossingen nodig zijn, bijvoorbeeld bij data-migratieprojecten. RPA biedt een snelle implementatie en schaalbaarheid zonder ingrijpende veranderingen in bestaande processen. Het is daarmee een uitstekende keuze voor organisaties die flexibiliteit nodig hebben of snel resultaten willen boeken.

💡Meer weten? Lees dan onze blog: Robotisering, automatisering en digitalisering; verschillen en voorbeelden

Voordelen van RPA

• Kostenbesparing: Softwarerobots nemen repetitieve taken over, waardoor organisaties kunnen besparen op arbeidskosten en inefficiënties.

• Snelle implementatie: In tegenstelling tot volledige automatiseringsoplossingen kan RPA al snel operationeel zijn, zonder uitgebreide aanpassingen aan bestaande systemen.

• Schaalbaarheid: RPA-oplossingen zijn eenvoudig uit te breiden, zodat ze kunnen meegroeien met de behoeften van de organisatie.

• Systeemonafhankelijkheid: RPA werkt met vrijwel alle bestaande software en applicaties, wat het een flexibele keuze maakt.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Softwarerobots maken geen menselijke fouten, wat leidt tot hogere kwaliteit en betrouwbaarheid in gegevensverwerking.

• Verhoogde productiviteit: Door routinetaken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op strategische en creatieve werkzaamheden.

• Compliance: RPA kan worden geprogrammeerd om consistent en volgens regelgeving te werken, wat helpt bij het verminderen van risico’s op niet-naleving.

💡Benieuwd naar ervaringen? Lees dan het verhaal van ROC Midden Nederland: "RPA bespaart ons veel tijd en verbetert de kwaliteit van het werk."

Betekent RPA het einde van werkgelegenheid?

Met de industriële revolutie werd zo’n 200 jaar geleden, eenvoudig fysieke arbeid vervangen door machines. Deze vervanging heeft niet geleid tot werkloosheid onder de beroepsbevolking. Door de mechanisering kwam er juist veel ander werk bij.

Met Robotic Process Automation wordt eenvoudig, repetitief werk achter een computer uit handen genomen. Daarmee wordt RPA wel eens als een bedreiging beschouwd voor de werkgelegenheid. Wat voor de mechanisering van fysieke arbeid geldt, lijkt ook voor de robotisering van computerwerk van kracht te zijn. Eenvoudig werk wordt vervangen door goedkopere krachten, maar het biedt tevens kansen op nieuw werk voor mensen:

• RPA vervangt taken, niet mensen; door zeer repetitieve taken te automatiseren om werknemers te helpen hun werk beter te doen.

• Werknemerskennis wordt waardevoller omdat ze nu de tijd hebben om het toe te passen ten voordelen van het bedrijf en zijn klanten.

• Iemand moet de robots vertellen, wat, wanneer en hoe ze taken moeten uitvoeren. Dit is een taak voor mensen.

Hoe werkt RPA?

De softwarerobot

Een RPA softwarerobot zit natuurlijk niet achter een keyboard en computer, maar opereert, om het enigszins menselijk uit te drukken, in de computer zelf. Het is een softwareprogramma waarmee handelingen die iemand normaliter veelvuldig achter een computer uitvoert, kan worden gesimuleerd, waarna het softwareprogramma deze handelingen zelfstandig kan uitvoeren.

Als een medewerker dagelijks uit zijn e-mailprogramma een specifieke e-mail opent waar een Excel bestand aan hangt, vervolgens deze Excel opent en de informatie in de Excel spreadsheet invoert in een ERP-applicatie, dan kunnen deze handelingen snel en eenvoudig door een softwarerobot worden overgenomen.

De praktijk leert echter dat al snel wordt afgestapt van de exacte handelingen die voorheen door een medewerker worden uitgevoerd. Enerzijds omdat er in de configuratiefase kritisch wordt gekeken naar de handelingen en een andere sequentie van handelingen meer voor de hand ligt. Anderzijds omdat de continuiteit van de user interface onstuimig kan zijn en, waar het kan, er wordt gekozen een andere route te nemen voor het afhalen of invoeren van data.

Zelfstandig of begeleid

Een taak als het kopiëren van data in een spreadsheet en deze data in een ERP-systeem invoeren, kan een softwarerobot geheel zelfstandig uitvoeren. Zelfstandige, of zogenaamde unattended softwarerobots, worden vaak ingezet voor backoffice werk waar data en informatie wordt verzameld, gesorteerd, geanalyseerd en doorgestuurd. Deze softwarerobots worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen of worden op basis van een tijdsschema gepland. De unattended softwarerobot kan worden geïnstrueerd om afwijkingen door te sturen ter beoordeling en handeling naar een medewerker.

Naast het afhandelen van uitzonderingen, kunnen er ook intensievere samenwerkingsvormen voorkomen tussen mens en softwarerobot. We spreken dan over begeleide of attended softwarerobots. Deze softwarerobots ondersteunen medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden.

💡Lees meer over het verschil tussen attended en unattended RPA

Van repetitief naar adaptief

Softwarerobots zijn aan de hand van eenvoudige beslisregels dus prima in staat om eenvoudig werk achter een computer over te nemen. Maar de meerwaarde van softwarerobots kan nog veel groter worden als het wordt ingezet als onderdeel van een bredere strategie van Intelligent Automation.

Zo zullen veel softwarerobots bij iedere afwijking in de aangeboden informatie "om hulp vragen" bij een medewerker. Maar software is dankzij AI en Natural Language Processing steeds beter in staat om handelingen te verrichten op basis van ongestructureerde informatie. Dit kan bijvoorbeeld met de technologie communications mining of intelligent document processing, beiden intelligente software die ongestructureerde documenten kunnen omzetten in gestructureerde data.

Ten tweede zullen softwarerobots op basis van de aangeleverde of verzamelde informatie, in staat zijn om adaptieve beslissingen te nemen. Als een e-mail van een klant bijvoorbeeld een klacht betreft, dan kan een softwarerobot tot een andere handeling over gaan, dan wanneer de e-mail juist een compliment bevat.

Hoe begin je met RPA?

De use case

Voor het identificeren van processen die in aanmerking komen om door softwarerobots te worden uitgevoerd, kunnen een aantal criteria worden gehanteerd:

• De processen zijn arbeidsintensief 
• De processen zijn voorspelbaar en kennen weinig uitzondering.
• De gegevens die verzameld, verwerkt en doorgestuurd of gepresenteerd moeten worden, zijn gestructureerd van aard.

Binnen dit domein is het verstandig om klein en eenvoudig te beginnen, zodat binnen de organisatie het vertrouwen in softwarerobots wordt vergroot en het makkelijker wordt om later op te schalen.

De business case

Iedere investering vraagt om een snelle Return on Investment. De basis voor een business case wordt gevormd door de totale arbeidskosten die met de geidentificeerde scenario's gemoeid zijn in kaart te brengen, en deze kosten te vergelijken met de totale kosten van implementatie en onderhoud van RPA technologie.

Om een beeld te krijgen van de kosten van RPA technologie, moeten de licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten en eventuele IT-infrastructuurkosten in beschouwing worden genomen.

De tijd om break-even te bereiken varieert van enkele maanden tot twee jaar voor complexe processen. De kostenbesparingen variëren tussen de 10-50%, wederom afhankelijk van de complexiteit.

De tooling

Er bestaan verschillende leveranciers van RPA-technologie. Waaronder:

• UiPath is gebaseerd op .NET en is de meeste gebruikte tool voor RPA.
• Tungsten RPA (voorheen Kofax RPA) is weliswaar minder populair, maar inhoudelijk levert Tungsten RPA een prima alternatief voor UiPath. Tungsten RPA is gebaseerd op Java en daarmee sterk op het gebied van web automatisering.
• Microsoft biedt met Power Automate een RPA-oplossing aan die met name sterk is binnen het Microsoft landschap.

Een aantal belangrijke onderwerpen op basis waarvan een keuze gemaakt kan worden, zijn:

• Kunnen softwarerobots informatie extraheren uit afbeeldingen met behulp van geintegreerde OCR-functionaliteit die beschikt over machine learning capaciteiten? Een must voor wanneer in Citrix-achtige omgevingen wordt gewerkt.

• Kunnen softwarerobots zelf worden geinstrueerd door medewerkers?

• Kunnen softwarerobots zowel volledig zelfstandig opereren als in samenwerking met medewerkers?

• Kunnen alle softwarerobots vanuit één server worden beheerd of moeten ze worden toegewezen aan fysieke systemen of virtuele desktop omgevingen?

De organisatie

Zie erop toe dat Robotic Process Automation als een volwaardig middel binnen de organisatie wordt gezien en dat er ook als zodanig naar wordt gehandeld:

• Creëer een RPA center of excellence bestaande uit een visie statement, succesverhalen, en richtlijnen en documentatie voor het inzetten, beoordelen en uitvoeren van nieuwe use cases.

• Stel een multidisciplinaire werkgroep samen die periodiek bij elkaar komt voor afstemming en planning. Zorg dat HR is aangehaakt om bijvoorbeeld bijscholing van medewerkers te ondersteunen. Zorg dat IT is aangehaakt: houdt hen op de hoogte van RPA-enabled processen en zorg dat zij tijdig communiceren wanneer er wijzigingen in business software plaats gaan vinden, zodat hier met softwarerobots op geanticipeerd kan worden.

• Communiceer successen. Houdt een performance dashboard up-to-date en communiceer deze veelvuldig binnen de organisatie om het draagvlak te vergroten en collega's aan te sporen nieuwe use cases in te dienen.