Robotisering, automatisering en digitalisering; verschillen en voorbeelden

Robotisering, automatisering en digitalisering zijn begrippen die veel met elkaar te maken hebben, maar misschien juist daarom ook tot verwarring leiden. In een tijdperk waarin technologie elk aspect van ons leven raakt, spelen deze technologieën een sleutelrol in het transformeren van onze manier van werken en leven. Deze begrippen, hoewel vaak in één adem genoemd, hebben unieke eigenschappen en voordelen. Dit blog duikt dieper in wat elk van deze termen betekent, legt uit hoe ze elkaar aanvullen en hoe ze kunnen worden toegepast om processen te optimaliseren. 

Wat is robotisering?

Met de term robotisering ontstaat het beeld van machines die uitgerust zijn met sensoren, 'ledematen' en software waarmee deze eigenschappen aan elkaar worden verbonden. Dergelijke robots zijn in staat om fysieke arbeid te verrichten op een manier die sneller en foutlozer is dan wanneer mensen deze arbeid verrichten. Bovendien nemen robots geen pauzes en gaan ze niet op vakantie. 

Voor werk dat achter een computer wordt verricht, zoals ophalen of invoeren van informatie, bestaan ook robots. Deze softwarerobots zijn niet uitgerust met ledematen, maar opereren als softwareprogramma's zelfstanding in computers. Dit wordt Robotic Process Automation of kortweg RPA genoemd. 

Robotic Process Automation

Met Robotic Process Automation, of RPA, simuleert een softwarerobot letterlijk de acties van een menselijke gebruiker op een computer. Denk aan routinetaken uit zoals gegevensinvoer, het verwerken van transacties, klikken op knoppen of het up- of downloaden van bestanden.  

Een voorbeeld van robotisering  
Als een medewerker dagelijks uit zijn e-mailprogramma een specifieke e-mail opent waar een Excel-bestand aan toegevoegd is, vervolgens dit bestand opent en de informatie in die Excel spreadsheet invoert in een ERP-systeem, dan kunnen deze handelingen snel en eenvoudig door een softwarerobot worden overgenomen.  

Een softwarerobot kan geheel zelfstandig opereren op basis van ingevoerde condities, of in samenwerking met een medewerker, die de softwarerobot activeert om een specifieke handeling of serie handelingen te verrichten. Softwarerobots opereren in de praktijk vooral reactief, maar dit zal meer en meer naar adaptief verschuiven. Een goed voorbeeld zijn softwarerobots die de juiste informatie uit documenten halen en op basis van de uitkomst in staat zijn om dit steeds accurater te doen.  

Wat is automatisering?

Volledige automatisering maakt gebruik van systemen, processen en diensten van derden die van meet af aan speciaal voor specifieke processen zijn gebouwd. Om deze reden is het potentiële voordeel van volledige automatisering groter, maar dat geldt ook voor de toewijding.  

Voorbeeld van automatisering: factuurverwerking  
Met Robotic Process Automation kan het werk van informatie inkloppen en doorsturen ter goedkeuring prima uithanden worden genomen. Maar met factuurverwerkingssoftware – automatisering dus – kan factuurverwerking nog efficiënter verlopen, onder meer door middel van intelligent matchen van een factuur met een inkooporder en de ontvangstregistratie, waardoor ook de goedkeuring automatisch verloopt. De noodzaak voor menselijke handelingen wordt hiermee drastisch verminderd en het versnelt de algehele factuurverwekingscyclus.  

Workflow automatisering

Workflow automatisering is eveneens een vorm van automatisering en omvat de interactie tussen verschillende softwaresystemen. Hierbij wordt data bewerkt en naadloos tussen systemen overgedragen zonder menselijke tussenkomst, via de back-end van deze systemen. Dit gebeurt meestal met behulp van technologieën zoals API's (Application Programming Interfaces) of specifieke scripting en programmering om de logica van de workflows te beheren. 

Simpel gezegd, workflow automatisering stelt systemen in staat om automatisch data uit te wisselen. Dit kan gaan om het overdragen van klantgegevens van het ene systeem (bijvoorbeeld een CRM) naar een ander systeem (zoals een e-mailmarketingplatform) zonder dat een medewerker handmatig gegevens hoeft over te typen of te uploaden. 

Voorbeeld van workflow automatisering: 
Stel je een bedrijf voor dat gebruik maakt van zowel een e-commerce platform als een apart voorraadbeheersysteem. Met workflow automatisering kan het e-commerce platform automatisch een bestelling doorgeven aan het voorraadbeheersysteem zodra een klant een aankoop voltooit. Het voorraadbeheersysteem kan dan op zijn beurt automatisch de benodigde items uit de voorraad halen en het verzendproces starten. Al deze stappen gebeuren via API's en scripting die de verschillende softwareplatformen verbinden. 

Wat is digitalisering?

Digitalisering verwijst naar het proces van het omzetten van informatie van een fysieke vorm naar een digitale vorm. Dit stelt organisaties in staat om gegevens die traditioneel op papier werden bewaard, zoals documenten, facturen of klantgegevens, efficiënt te beheren, te analyseren en toegankelijk te maken via digitale databases en systemen.  

Je kunt digitalisering zien als de stap die voorafgaat aan automatisering of robotisering. Naarmate steeds meer in data wordt gecommuniceerd zal digitalisering geen noodzakelijke stap meer zijn. Denk aan het gebruik van e-facturen in plaats van papieren of pdf-facturen die je – om je proces geautomatiseerd te laten verlopen – eerst moet digitaliseren met behulp van OCR.  

Voorbeeld van Digitalisering: Contractbeheer 
Contracten worden nog regelmatig als pdf per e-mail uitgewisseld. Je print het, ondertekent, scant het om er weer een pdf van te maken en mailt het terug. De pdf sla je ergens op. Dit is ook het moment dat je kunt gaan digitaliseren. Je voegt het toe aan een contractbeheer oplossing waar het met behulp van scan- en herkensoftware machine-readable informatie wordt. Nú heb je digitale informatie waarmee je kunt automatiseren, bijvoorbeeld een seintje als de einddatum in zicht komt zodat je tijdig de onderhandelingen start.  

Verschil tussen automatisering en robotisering 

Automatisering omvat het gebruik van technologie om processen te stroomlijnen en te optimaliseren zonder menselijk ingrijpen met behulp van software die voor een specifiek proces is gemaakt. Dit strekt zich uit van eenvoudige taken zoals het automatiseren van e-mails tot complexe processen zoals het volledige purchase to pay proces. 

Robotisering is specifiek gericht op het inzetten van softwarerobots (RPA) om menselijke taken na te bootsen of te vervangen. In tegenstelling tot automatisering zijn softwarerobots juist niet specifiek voor een proces gemaakt maar zet je ze in daar waar automatisering niet gaat of wenselijk is. Dit kan variëren van eenvoudige up- en download taken tot uitgebreide gegevensinvoer en -verwerking. 

Verschil tussen automatisering en digitalisering 

Automatsering gaat dus om processen doorlopen zonder menselijke tussenkomst, digitalisering zit meer aan de voorkant daarvan.  

Digitalisering verwijst naar het omzetten van analoge informatie naar digitale formaten, wat een basis vormt voor zowel robotisering als automatisering door het mogelijk te maken gegevens efficiënter te beheren en te analyseren. 

De symbiose tussen robotisering, automatisering en digitalisering 

Robotisering, automatisering en digitalisering zijn onderling verbonden technologieën die elk unieke voordelen bieden, maar wanneer ze samen worden ingezet, kunnen ze een organisatie transformeren. Ze sluiten elkaar niet uit en kunnen in de praktijk naast elkaar functioneren.

Voorbeeld van integratie
Om het eerdere voorbeeld van factuurverwerking aan te halen; facturen worden verwerkt door speciale factuurverwerkingssoftware (automatisering), terwijl de inkomende facturen worden opgehaald uit een mailbox door een softwarerobot (robotisering), die ze doorstuurt naar de factuurverwerkingssoftware of naar OCR software om de factuur te converteren naar databestanden (digitalisering) waarmee de factuurverwerkingssoftware overweg kan. 

Door deze integratie en samenwerking tussen robotisering, automatisering en digitalisering kunnen organisaties meer bereiken dan met het afzonderlijk toepassen van elke technologie. 

Wanneer kies je voor robotisering of juist automatisering?

De keuze voor robotisering versus automatisering is niet altijd makkelijk. Robotic Process Automation is een vorm van automatisering die aan de voorkant van uw systemen opereert, zoals een mens dat ook zou doen. RPA is systeemonafhankelijk en kunnen dus met veel soorten business software en internet applicaties werken. En om RPA in te zetten, hoeven mensen niet te worden opgeleid en hoeven bestaande processen niet te worden aangepast. Dankzij deze eigenschappen is RPA direct in te zetten en uit te breiden of op te schalen.

Robotic Process Automation is ideaal als een tijdelijke oplossing voor specifieke projecten, zoals migratie van data tussen systemen, of als tussenstap naar een specifieke automatiseringsoplossing. RPA is ook ideaal als blijvende oplossing voor taken die te perifeer zijn in het landschap van bedrijfsprocessen, maar toch rendabel omdat ze het werk uit handen nemen en dit bovendien productiever en accurater doen dan mensen. Denk aan deelprocessen die complementair zijn aan hoofdprocessen, die geautomatiseerd worden met automatiseringssoftware die deze deelprocessen links laten liggen omdat ze wellicht te bedrijfsspecifiek zijn.

Wil je meer weten?

Ik heb een divers aantal werkzaamheden beschreven, die normaal achter een beeldscherm worden uitgevoerd, maar die je prima kunt robotiseren. Download hiervoor onze RPA Inspiratiegids.

Peter Kok Managing Consultant pkok@coforce.nl