"Als je het routinewerk kunt verminderen, blijft er meer tijd over voor dingen die echt belangrijk zijn"

ROTO (ca. 800 medewerkers, € 180 miljoen omzet, vestigingen in 6 landen) heeft 4 business units die zich bezighouden met staal en staalbewerking, verzinken en poedercoaten, roostertechnologie en zinkrecycling. Een echt productiebedrijf. Veel nuchterder kun je het niet krijgen. Het hoofdkantoor en één van de vier business units bevinden zich in het Noord-Hollandse Uitgeest. 

Je moet blijven innoveren en digitaliseren

Bij de groep werken veel productiemedewerkers, vooral mannen, de gemiddelde leeftijd is 45 jaar. Verzinken, poedercoaten, roosters maken, stalen platen snijden en bewerken: dat is stoer werk. Bij de groep werken dan ook vooral ‘doeners’. Tom van Lindert is er financieel directeur. Eén van zijn taken is om de werkmaatschappijen op het gebied van innovatie en digitalisering nieuwe impulsen te geven.

Ja, Tom had weleens wat gehoord en gelezen over Robotic Process Automation, maar hij wist er het fijne niet van. Het bijwonen van een presentatie van Coforce was zijn eerste stap om zich verder te verdiepen in de materie. “En dat zette mij aan het denken. Stilstaan en achteroverleunen kunnen wij ons niet veroorloven. Je moet blijven innoveren. En RPA leek mij een prima mogelijkheid.”

Medewerkers enthousiast over softwarerobots

De financieel directeur, die ook verantwoordelijk is voor IT, reserveerde een budget. Daarover zegt hij: “Je moet een stukje software aanschaffen. En je moet geld vrijmaken voor een aantal dagen consultancy, dat heb je echt wel nodig.” Vervolgens kon hij aan de slag. Hij nodigde acht medewerkers van verschillende werkmaatschappijen uit om samen met hem en Coforce "wat robots te verzinnen", zoals hij het omschrijft.

“We hebben er bewust voor gekozen om
juist wat kleinere deeltaken te automatiseren.” 

Die brainstormsessies leverden veel op. Medewerkers vonden het interessant om kennis en informatie uit te wisselen met collega’s op andere plekken in de groep. Het resulteerde in een lange lijst van processen waar Robotic Process Automation mogelijk iets kan toevoegen. De bijeenkomst zorgde ook voor draagvlak voor het idee. Tom: “Al onze business units werken vrij zelfstandig. Van weerstand tegen de invoering van softwarerobots was in het begin nauwelijks sprake. De praktijk is nu overigens dat betrokken medewerkers er alleen maar enthousiast over zijn.”

Processen strakker trekken

Naarmate het inzicht in de mogelijkheden van RPA groeide, daalde het aantal projecten op de longlist. Omdat er bijvoorbeeld andere oplossingen uit de bus kwamen. Of omdat het complexe processen betrof waarbij de resultaten lang op zich zouden laten wachten. Uiteindelijk bleven er acht tamelijk overzichtelijke kandidaat-projecten over.

Daarbij was de inbreng van de consultant van Coforce essentieel, volgens Tom: “Wij zijn nogal ‘doenerig’. En als we al doende een probleem tegenkomen, dan gaan we dat achteraf wel oplossen. Maar zo werkt dat bij een softwarerobot niet. Daarbij moet je vooraf heel gestructureerd het proces in kaart brengen.” Bijkomend voordeel van het met een stofkam door processen gaan, is dat bepaalde processen –‘waarom doen we dat eigenlijk zo? Omdat we het al járen zo doen...’ -meteen strakker getrokken konden worden.

Welke taken werden geautomatiseerd?

Binnen een periode van drie maanden werden vier softwarerobots uitgedacht. Het gaat o.a. om de aanvragen voor kredietverzekeringen, het opvragen van rapporten uit het HR-systeem en het verstrekken van wifi-toegangscodes voor bezoekers. Geen ‘rocket science’ dus, maar dat was ook precies de opzet. Tom: “We hebben er bewust voor gekozen juist wat kleinere deeltaken te automatiseren. Onze mensen werken vaak hard. Als je het routinewerk een beetje kunt verminderen, blijft er meer tijd over voor dingen die echt belangrijk zijn.”

Bovendien vergroot de nieuwe werkwijze met RPA het servicelevel. Waar een medewerker zo nu en dan afwezig is of tijd moet inplannen om iets te doen, doet de robot direct zijn werk op het ingestelde moment. Kredietaanvragen blijven niet liggen en nieuwe medewerkers hebben vanaf hun eerste werkdag meteen toegang tot het intranet.

Robotic Process Automation is straks niet meer weg te denken

Terwijl de eerste softwarerobot op dit moment zijn debuut heeft gemaakt, kijkt Tom al voorzichtig naar de volgende fase. Wat valt er nog meer te winnen met RPA in de productie-omgeving? En kun je softwarerobots als extra sales-krachten of ondersteuning inzetten in het verkoopproces? Hij heeft al een lijstje met namen van medewerkers uit andere delen van het bedrijf die hij bij de volgende brainstorm wil betrekken.

Tom heeft er alle vertrouwen in dat door er meer mee te doen, Robotic Process Automation naar volwassenheid zal groeien en in no time niet meer weg te denken is uit ons dagelijks bestaan. “Dat vind ik het mooie van innovaties. Die leveren altijd ook weer nieuwe ideeën en toepassingen op. Zo’n vijf jaar terug hebben we flink geïnvesteerd in een wifi-netwerk op onze bedrijfsterreinen. Vroeger reden de expeditie medewerkers met een flinke stapel papier rond, op zoek naar spullen om te laden of te lossen. Nu weten ze niet beter dan dat ze met hun tablet in één keer naar de juiste locatie rijden. Zo gaat het ook met RPA, verwacht ik. Over een paar jaar vragen we ons af, net als nu met tablets en smartphones, hoe we ooit zonder konden!”

Benieuwd naar de mogelijkheden van RPA voor uw bedrijf?

of