Intelligent Document Processing

Wat is Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing is een automatiseringstool die het mogelijk maakt om ongestructureerde bestanden -denk aan pdf's of gescande documenten- om te zetten in gestructureerde data. IDP haalt de gegevens die jij nodig hebt uit het document en zet deze vervolgens klaar om verder (automatisch) te verwerken in jouw systeem. 

Dit betekent dat je niet meer zelf het bestand hoeft te bekijken, te zoeken naar de gegevens die je nodig hebt en deze gegevens vervolgens over te typen in een ERP-systeem, boekhoudsysteem, HR-systeem, waarderingapplicatie of welk ander systeem dan ook.  

Video: Intelligent Document Processing uitgelegd

IDP versus OCR: wat is het verschil?

Een andere bekende methode voor het onttrekken van data uit ongestructureerde documenten is Optical Character Recognition (OCR). Met OCR wordt het mogelijk om scans, afbeeldingen of pdf's om te zetten naar digitale tekst. Wat is dan het verschil tussen IDP en OCR?

Gegevens zelf kunnen vinden

Om te beginnen moet je bij OCR van tevoren aangeven waar specifieke informatie, zoals een factuurnummer, de datum en het bedrag, zich op een document bevindt. Dit betekent dat OCR-systemen vaak sjablonen of vaste posities gebruiken om tekst te herkennen en extraheren.

Als we even bij het voorbeeld van facturen blijven, dan weten we allemaal dat de factuur van de ene leverancier er anders uitziet dan die van een andere leverancier. Bij de één staat het factuurnummer linksboven op de factuur en bij de ander juist rechtsonder.

In het geval van OCR moet je dit van tevoren goed configureren, zodat het systeem begrijpt waar hij moet zoeken om de benodigde informatie te vinden. 

Bij IDP is dit niet nodig. IDP-systemen combineren OCR met AI en machine learning waardoor hij de context en betekenis van tekst kan begrijpen. Hierdoor kan IDP de relevante informatie zelf vinden, ongeacht waar deze zich bevindt.

IDP vindt dus zonder aanwijzingen waar bijvoorbeeld het factuurnummer en bedrag zich bevinden. Dit maakt IDP flexibeler en efficiënter, vooral bij het verwerken van documenten met variërende lay-outs.

Documenten en gegevens interpreteren

Bovendien kan IDP documenten en de gegevens die daarop staan zelf interpreteren. Als er verschillende soorten documenten binnenkomen, kan IDP zelf herkennen of het om een factuur gaat of om iets anders.

IDP is, in tegenstelling tot OCR, ontworpen om naadloos te integreren in bestaande workflows en kan automatisch gegevens verwerken, classificeren en zelfs beslissingen nemen op basis van de inhoud.

Dit maakt IDP een krachtigere oplossing voor bedrijven die hun documentverwerkingsprocessen willen automatiseren.

Praktische toepassingen van IDP

IDP kan dus documenten herkennen en classificeren, de benodige informatie vinden en extraheren zodat deze vervolgens automatisch verwerkt kunnen worden in een systeem. Maar hoe kun je dit in de praktijk gebruiken? Een greep uit de voorbeelden:

> Finance: Voor het automatisch uitlezen van pdf-facturen en de relevante gegevens, zoals factuurnummer en bedrag, invoeren in het factuurverwerkingssysteem

> Gemeenten: Voor het uitlezen van subsidieaanvragen en deze vervolgens classificeren op basis van type project en prioriteit

> HR: Voor het aflezen van persoonlijke gegevens op ID-kaarten of paspoorten en het controleren en/of invoeren van de persoonsgegevens in het HR-systeem

⚡Uitgelicht voorbeeld

Wanneer een klantbetaling binnenkomt, moet deze worden gekoppeld aan de bijbehorende openstaande factuur zodat de factuur kan worden afgesloten in de boekhouding. In veel gevallen kunnen boekhoudprogramma's dit zelf. Totdat een klant meerdere facturen in 1 keer betaalt (een batchbetaling) en via de mail een betaalspecificatie stuurt. Dan moet een medewerker vaak zelf de juiste mail zoeken, de bijlage openen en vervolgens de specificatie lezen om te begrijpen om welke facturen het gaat. 

Ook hier biedt IDP uitkomst. IDP kan namelijk de e-mails van de klant uitlezen, herkennen dat er een betaalspecificatie als bijlage bijzit, deze uitlezen en begrijpen welke facturen er betaald zijn. 

LEESTIP Ontdek meer over automatische betalingsverwerking bij Diesis 

Voordelen van Intelligent Document Processing

• Efficiënter werken, waardoor er tijd over blijft voor belangrijkere zaken

• Het werk wordt uitdagender en interessanter voor medewerkers

• Geen (menselijke) fouten meer

• Inzicht in documentstromen

"Er zijn zoveel bedrijven die last hebben van een personeeltekort", zegt Nicky Hendriks van Coforce. "Wil je dan echt dat je medewerkers druk zijn met het overtypen van gegevens vanaf een pdf? Met IDP kun je veel efficiënter werken en maak je de functie ook nog eens uitdagender en interessanter. Hoe mooi is het dat wanneer een medewerker om 9 uur begint aan de werkdag, het saaie repetitieve werk al gedaan is en hij of zich kan bezighouden met de uitzonderingen."

Hij vervolgt: "Bovendien verbetert de kwaliteit dankzij automatisering. Bij handmatig werk is een klein foutje zo gemaakt, daar is nu geen sprake meer van."

"Met IDP krijg je ook inzicht in je processen en documentenstromen", voegt Nicky daar nog aan toe. "Wat voor documenten krijg ik binnen? Van wie? En wat is de kwaliteit daarvan?"