Instroom nieuwe studenten; jaarlijks feestje of bron van stress voor studentenadministraties?

Een jaarlijkse instroom van nieuwe studenten, dat is precies wat elk onderwijsinstituut wenst, want zonder heb je geen bestaansrecht. Dus eigenlijk zou iedereen die werkzaam is in het onderwijs blij moeten zijn met elke nieuwe aanmelding, toch? Afhankelijk aan wie je het vraagt, kun je maar zo een diepe zucht horen als je over instroom van nieuwe studenten begint te praten.

Hier hoort tenslotte een proces bij, het instroomproces. En het instroomproces komt met een behoorlijke piekbelasting voor studentenadministraties; het brengt een flinke bulk werk met zich mee. En of er nou genoeg handjes zijn op de studentenadministratie of niet: het werk moet af, vóór een bepaalde datum.

Afhankelijk van de opleiding of het opleidingsinstituut, kunnen aanmeldperiodes voor nieuwe studenten best ruim zijn. Hoe ruim die periode ook is, je moet niet gek opkijken als de bulk van de aanmeldingen vrij kort op de deadline binnenkomt. En ook díe aanmeldingen moeten allemaal op tijd verwerkt worden.

Het instroomproces vanuit de studentenadministratie bekeken

Het instroomproces is een verzameling van diverse processen, wat in de details natuurlijk per opleidingsinstituut kan verschillen. Dit proces begint bijvoorbeeld met een inventarisatie van het opleidingsassortiment nog voordat de eerste student zich kan inschrijven. Het proces eindigt met een overeenkomst tussen de student en opleidingsinstituut. Wat daartussen gebeurt, kun je globaal in vier fasen onderverdelen:

1. Voorbereiden van de instroom
2. Verwerken van aanmeldingen
3. Intakeprocedure
4. Proces plaatsing student

Dit zijn vier arbeidsintensieve processen waarbij veel gegevens verzameld en vastgelegd worden, maar die ook uitgewisseld worden met andere stakeholders. Denk aan de communicatie tussen diverse partijen zoals de student, de   onderwijscoördinator, mogelijk de ouders en eventueel de toeleverende school. Dat vraagt nogal wat van studentenadministraties.

Nieuwe studenten melden zich digitaal aan, doorlopen het intakeproces met als doel plaatsing en inschrijving op de opleiding. Als alle gegevens vastgelegd zijn en aan alle inschrijfvoorwaarden voldaan is, dan volgt er een intakegesprek met een onderwijscoördinator (ook wel intaker of instroomprofessional genoemd). Vervolgens neemt de onderwijscoördinator het besluit of een student geplaatst mag worden, het bindend plaatsingsbesluit. 

Het instroomproces is niet zo simpel als het lijkt

Hoe eenvoudig en simpel dit proces tot zover misschien klinkt, de medewerkers op studentenadministraties weten wel beter. Alleen al deze stappen zijn een hoop werk. De aanmelding van nieuwe studenten leidt tot administratieve acties zoals een bevestiging naar de student sturen, screenen van de student, plannen van het intakegesprek en de student uitnodigen voor het intakegesprek.

Je mag er ook rustig vanuit gaan dat dit proces lang niet altijd zo ideaal gevolgd wordt. De student vergeet misschien om zich te identificeren, dus daar moet een e-mail achteraan gestuurd worden met de vraag of die dat alsnog kan aanvullen. Of tijdens de screening blijkt dat er aanvullende informatie nodig is om te bepalen of de student wel in aanmerking komt voor plaatsing. Of de afspraak voor het intakegesprek wordt niet nagekomen en moet opnieuw gepland worden. Allemaal extra handelingen. 

Alle gegevens moeten op meerdere plekken vastgelegd worden. Overtypen en kopiëren van data gaat altijd gepaard met het risico op een typo of verkeerd mixen van gegevens. Niet opzettelijk, maar als je de hele dag gegevens zit over te kloppen, dan is het niet gek dat daar een keer wat misgaat. Simpelweg een kwestie van kansberekening. 

Deze processen worden nog eens bemoeilijkt door de verschillende regels die toegepast moeten worden. Voor studenten jonger dan 18 jaar gelden andere regels dan voor studenten ouder dan 18 jaar. Ook bij internationale studenten heb je te maken met andere regels en procedures.  

De plaatsingsprocedure; sluitstuk van het instroomproces

Laten we tot slot ook de plaatsingsprocedure bekijken, het laatste deel van het instroomproces. De plaatsingsprocedure start zodra de voorgaande processtappen allemaal doorlopen zijn. Het bindende opleidingsadvies is dan vastgelegd in een onderwijssysteem zoals Eduarte en ook de student is daarmee akkoord. Het plaatsingsbesluit wordt verwerkt tot een verbintenis met de student. Hiervoor wordt een overeenkomst opgesteld en afgedrukt, deze wordt verzonden naar de student en na ondertekening wordt dit weer verwerkt in de systemen. De student wordt geplaatst in een bepaalde klas of groep wat uiteraard ook wordt vastgelegd en gecommuniceerd met diverse partijen. Ook dit proces is rijk aan gegevens, systemen, documenten en communicatie. 

LEESTIP Vereenvoudig de plaatsingsprocedure voor studentenadministraties

De nare bijwerkingen van piekmomenten bij studentenadministraties

Als medewerker op de studentenadministratie doe je je stinkende best om alles op tijd te verwerken. Maar zodra die piek komt en de aanmeldingen van nieuwe studenten sneller binnenkomen dan je kan verwerken, dan gaat het mis. De aanmeldingen beginnen op te stapelen en voor je het weet heb je aan het einde van de dag niet meer alle aanmeldingen van die dag kunnen verwerken. Het is niet meer te bolwerken. De vraag om over te werken laat niet lang op zich wachten. Het gevolg? Tot in de avonduurtjes doorwerken om toch te proberen de aanmeldingen bij te benen. Een uitputtingsslag en een race die je misschien niet kunt winnen. En dat laatste kan vervelende gevolgen hebben, vooral voor de student. Het nieuwe schooljaar is begonnen en er zijn nog nieuwe studenten die niet weten of ze geplaatst zijn of in welke klas of groep.

Voor veel studentenadministraties is dit een jaarlijks terugkerende uitdaging. Het is een drukke periode, die ontzettend veel vraagt van medewerkers. Het kan best zijn dat als alle aanmeldingen verwerkt zijn en iedere student is geplaatst de euforie van het moment overheerst, ‘het is toch maar weer gelukt’. Maar is dit een duurzame inzet van medewerkers? Studentenadministraties kennen tenslotte meer piekmomenten. Dus als dit instroomproces klaar is en de rust misschien net is teruggekeerd, dan staat het volgende piekmoment alweer klaar, zoals bijvoorbeeld toetsresultaten beheren of de diploma-uitreiking. 

Misschien heb je wel ambities om dit soort processen te verbeteren maar komen jullie er door die drukte niet aan toe. Extra personeel aannemen is lang niet altijd een optie. Tijdelijke inhuur voor topdrukte is duur en in de huidige arbeidsmarkt is het sowieso al een uitdaging om personeel te krijgen. Een robot kan je studentenadministratie hier goed uit de brand helpen. De robot werkt graag ’s nachts, als de medewerkers van vlees en bloed hun welverdiende rust pakken en maakt geen fouten. 

Benieuwd welke taken een robot kan oppakken? Download de inspiratiegids voor studentenadministraties.

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.