Vereenvoudig de plaatsingsprocedure voor studentenadministraties

Onderwijsinstellingen ontvangen jaarlijks duizenden, misschien wel tienduizenden nieuwe aanmeldingen van studenten. Fantastisch natuurlijk, maar wat er voor studentenadministraties bij het instroomproces en de plaatsingsprocedure van nieuwe studenten komt kijken is nogal een uitdaging.

Studentenadministraties hebben elk jaar weer hun handen vol aan het verwerken van de nieuwe instroom en de plaatsingsprocedure. Terwijl studenten, docenten en andere collega’s zich na de zomerbreak rustig klaarmaken voor het nieuwe schooljaar, werkt de studentenadministratie op volle toeren om alle aanmeldingen op tijd voor de eerste lesdag te verwerken.  Want ook al die last minute aanmeldingen moeten op tijd verwerkt worden zodat iedereen netjes op de eerste lesdag in de schoolbanken zit. Een uitputtingsslag waar je maar al te graag vanaf wilt.

LEESTIP De stille last van de diploma-uitreiking in het onderwijs

De piekbelasting voor studentenadministraties bestaat vooral uit herhalende taken

Verwerken van nieuwe instroom is voor studentenadministraties niet het meest uitdagende werk. Het gaat voor een groot deel om gegevens verwerken in meerdere systemen; kopiëren en plakken dus. Maar ook telkens een standaard mailtje opstellen en versturen, documenten opslaan en dat steeds opnieuw voor iedere nieuwe aanmelding. 

Specifiek déze eigenschappen maken het instroomproces en de plaatsingsprocedure bijzonder geschikt voor robotisering. Een robot houdt van herhaling en moet regels kennen om werkzaamheden uit te voeren. En als een robot de regels kent, kan die heel veel werk verzetten, het liefst ’s nachts als het lekker rustig is en niemand anders in de systemen bezig is. Zie kader voor meer uitleg over taken die je goed kan opvangen met robotisering.

Laten we een voorbeeld bekijken van een robot die wij inzetten bij de plaatsingsprocedure van een van onze klanten. 

De plaatsingsprocedure in Eduarte versnellen met robotisering

Het laatste stukje van het instroomproces is de plaatsingsprocedure, waar studenten die zich inschrijven daadwerkelijk geplaatst worden als alle stappen daarvoor goed doorlopen zijn. Er heeft een intakegesprek plaatsgevonden en er is een bindend studieadvies uitgebracht. Dat is het startmoment van de plaatsingsprocedure, waar robotisering heel goed in kan ondersteunen.

We noemen specifiek Eduarte omdat het voorbeeld van deze robot daarin werkt, maar de plaatsingsprocedure kan natuurlijk ook plaatsvinden in andere studenteninformatiesystemen, waar sommige zaken net andere termen kunnen hebben.

Een student die zich wil inschrijven voor een opleiding krijgt een intakegesprek met een onderwijscoördinator (ook wel instroomprofessional of intaker genoemd). De onderwijscoördinator voert op basis van dat gesprek allerlei gegevens in Eduarte in. Als de student inderdaad geplaatst kan worden op de opleiding, legt de onderwijscoördinator dit plaatsingsbesluit vast, eveneens in Eduarte.

Nu is de robot aan zet. Die kijkt elke dag of er nieuwe plaatsingsbesluiten zijn ingevoerd. De robot bootst hierbij menselijk handelen na, dus de robot logt in en haalt de rapportages uit Eduarte op, net zoals een medewerker anders had gedaan.

Controle op gegevens door mens versus robot

De Excelbestanden waaruit die rapportages bestaan worden eerst door de robot goed gecontroleerd. Dus zijn alle gegevens compleet? Een medewerker van de studentenadministratie zou dit ook doen, maar wie het werk een beetje kent, weet dat je soms te laat door hebt dat de boel niet compleet is. Dan ben je al begonnen met de plaatsingsprocedure van een specifieke student en vervolgens blijkt dat je niet verder kan. Dus moet je zaken terugdraaien of zorg je eerst dat je later wel verder kan door alvast een mailtje te sturen over zaken die ontbreken bijvoorbeeld. Daarna ga je pas weer verder met de volgende aanmelding en de aanmelding die aanvankelijk niet gelukt was moet later nog een keer worden verwerkt. 

De robot heeft daar geen last van, want die checkt alle essentiële zaken vooraf. Zijn alle velden gevuld? Klopt de data die is ingevuld ook met wat te verwachten is? Dan pas gaat de robot aan de slag en kan op die manier ook op de meest efficiënte manier te werk.

Robot maakt een verbintenis aan in Eduarte

Als alles gecheckt is, maakt de robot per student een verbintenis aan in Eduarte, zoals het daar genoemd wordt. Er wordt vervolgens gekeken naar de betalingsplicht, bij een ouder/voogd van een student onder de 18 jaar, wordt die onder bepaalde condities beëindigd. 

Soms komt het voor dat een student nog geen ID heeft opgestuurd, dat is uiteraard wel noodzakelijk. In dat geval moet er een e-mail ter herinnering verstuurd worden aan de student om dat alsnog te doen. De robot verstuurt zelf niet de e-mail, maar regelt dit wel, net zoals een medewerker zou doen, door een procestemplate te selecteren. In opdracht van de robot wordt dan de juiste email verstuurd vanuit Eduarte in dit geval.

Vervolgens wordt de student in één of meerdere klassen geplaatst en wordt de onderwijsovereenkomst ‘afgedrukt’. Dat leidt tot een digitaal document wat wordt opgeslagen onder de documenten op het tabblad van de student zelf. Dat is de plek waar een verzameling van historische documenten wordt opgeslagen om altijd weer in te zien.

Als laatste stap van dit plaatsingsproces moet er nog een e-mailbericht over de plaatsing zelf verstuurd worden. Die wordt verstuurd naar de student en als de student minderjarig is dan ook een cc naar de ouder of voogd. Ook dit stuurt de robot aan.

Medewerker studentenadministratie krijgt rapportages van de robot

Het volledige plaatsingsproces wordt met behulp van robotisering uitgevoerd, ’s nachts in alle rust. En de ochtend erna krijgen de medewerkers een rapportage van wat de robot allemaal gedaan heeft, wat eventueel niet gelukt is en waarom. De medewerkers hoeven alleen nog maar te kijken naar die uitzonderingen en kunnen daarna verder met andere belangrijke taken. Waar ze nog volop energie en tijd voor hebben omdat de dag nog maar maximaal een uurtje oud is.

Binnen het onderwijs zetten we nog veel meer robotisering in die de piekbelasting op studentenadministraties enorm verlagen waardoor tijdelijke inhuur voorkomen wordt, of dat er gewoon weer aandacht kan zijn voor andere belangrijke zaken. Benieuwd hoe het proces van diplomering eruitziet met hulp van een robot? Lees het blog 'De robot als redder in nood: dé oplossing bij het verwerken van diploma's tijdens piekmomenten'

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.