Toetsresultaten beheren: van onjuiste gegevensinvoer tot extreme piekmomenten

Het onderwijs is een combinatie van kennisoverdracht, leerervaringen en studentenprestaties. Daarbij spelen toetsmomenten een cruciale rol. Deze evaluatiemomenten geven niet alleen inzicht in de kennis en kunde van studenten, maar vormen ook de basis voor hun academische groei. Naast het inzicht in de ontwikkeling van de studenten, brengen de toetsmomenten ook een aanzienlijke werklast met zich mee voor medewerkers in het onderwijs. Van het voorbereiden en afnemen van toetsen tot het beoordelen en analyseren van resultaten; de impact op docenten en onderwijsmedewerkers is onmiskenbaar.

Zo zijn examens voor studenten vaak een piekmoment qua stress, maar ook voor medewerkers van de studentenadministratie brengt het de nodige chaos mee. Hoewel toetsen en onderwijs onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is het helaas niet direct zo dat het verloop van dit onderdeel handmatig vereenvoudigd kan worden. Het proces bestaat namelijk uit veel losse onderdelen, waardoor een kleine fout al gauw voor vertraging of complicaties kan zorgen. Maar hoe verloopt zo’n toetsingsproces eigenlijk? Waar lopen medewerkers tegenaan, en waarom? En wat zijn de gevolgen daarvan? We bespreken het allemaal in deze blog!

Terugkerende piekmomenten 

Toetsen worden het hele jaar door afgenomen. Om dit proces te beheren, wordt bijvoorbeeld het softwarepakket TOA gebruikt. TOA is een toetsplatform waarmee alle resultaten van begin tot eind kunnen worden beheerd, zodat docenten, administratief medewerkers en studenten de studievoortgang van studenten kunnen monitoren. De toetsperiode is voor alle betrokkenen een hectische periode, en dat is niet meer dan logisch: toetsen moeten worden afgenomen, vervolgens moeten ze worden beoordeeld, de cijfers moeten in een systeem gezet worden en tenslotte moeten studenten de cijfers vervolgens kunnen inzien via hun online omgeving. Dat klinkt vrij overzichtelijk, maar het tegendeel is waar. Want hoewel het proces via een vast aantal stappen verloopt, brengt elke stap nogal wat haken en ogen met zich mee. Waar dat ‘m in zit, komt pas aan het licht als we inhoudelijk kijken naar de specifieke stappen in het proces. 

Het gemiddelde toetsingsproces in het onderwijs van ROC Midden Nederland

Het proces van het beheren van toetsresultaten is een tijdrovende taak, althans, als dat proces handmatig wordt uitgevoerd. Ter illustratie van het toetsingsproces kijken we naar hoe de TOA-toetsresultaten bij ROC Midden Nederland worden verwerkt. TOA wordt in dit geval gekoppeld aan Eduarte, een onderwijsinformatiesysteem. 

1. Op TOA.toets.nl wordt het examenmoment na beoordeling opgezocht door docenten.
2. De beoordelingsformulieren worden geprint vanuit TOA. 
3. De docent noteert op het beoordelingsformulier bij welke student cijferdifferentiatie van toepassing is. 
4. De docent overhandigt de papieren beoordelingsformulieren aan het examenbureau.
5. Het examenbureau zoekt het betreffende examenmoment in Eduarte en voert handmatig de bijbehorende cijfers in.  

Dit proces illustreert de complexiteit en arbeidsintensiviteit van het huidige beheer van examenresultaten, en laat tegelijkertijd zien hoe kwetsbaar het proces is door de verschillende schakels die nodig zijn om de toetsresultaten te verwerken. 

LEESTIP Robotisering in het onderwijs: efficiënte verwerking van TOA-toetsresultaten

Wie krijgt de rekening? 

De TOA-resultaten en het proces dat daaraan voorafgaat, valt of staat met het succes van het uitvoeren van de verschillende stappen. Dat wil zeggen: loopt één van de onderdelen spaak, dan ontstaan er per definitie problemen die een hoop ellende met zich meebrengen, voor zowel studenten als medewerkers. Zo kan het voorkomen dat data niet synchroon loopt tussen TOA en Eduarte. Een simpel voorbeeld: als een datanotering in een Excelbestand verkeerd wordt ingelezen (Amerikaanse notering versus Europese notering), dan zal een cijferlijst ook niet aan de juiste datum worden gekoppeld. Het lijkt een simpel detail, maar juist zulke details worden al gauw in de waan van de dag over het hoofd gezien, al helemaal als er door tijdsdruk weinig aandacht kan worden besteed aan dit soort cruciale aspecten. 

De gevolgen van verkeerd verwerkte TOA-resultaten 

TOA-resultaten worden dagelijks verwerkt, en dus ook tijdens de terugkerende piekmomenten, bijvoorbeeld in een periode waarin allerlei andere dringende zaken worden geregeld. Denk aan de diplomering van afgestudeerde studenten, of het doorstroomproces van studenten die overgaan naar een nieuw studiejaar. Deze piekmomenten vallen allemaal samen, namelijk aan het einde van het jaar. Van een ontspannen zomervakantie is dus zelden sprake, want zie al deze ballen maar eens in de lucht te houden met enerzijds een enorme hoeveelheid aan administratief werk en anderzijds een voortdurend personeelstekort. De druk waaronder medewerkers hun werk moeten uitvoeren is an sich al praktisch onhoudbaar, en dan hebben we het nog niet over alle gevallen waarbij de zaken anders lopen dan gepland. Foutje in het Excelbestand? Dat kan zomaar eens leiden tot een complete cohort die verkeerde toetsresultaten toegewezen krijgt. En een student die zich zorgen maakt om een toetsresultaat, is logischerwijs een student die veel tijd opeist in de vorm van wanhopige mailberichten en telefoontjes die moeten worden beantwoord. Vermenigvuldig dat met het aantal gevallen dat in soortgelijke scenario’s zit, en je ziet al gauw: handmatig werken brengt simpelweg onnodig veel stress en tijdsdruk met zich mee.

De vraag is: waarom zou je elk jaar weer wachten tot de chaos terugkeert? Juist door vroeg in te zetten op alternatieve methodes van aanpak, kun je al vrij snel de vruchten plukken van een andere manier van werken. Goed personeel is schaars, en om medewerkers eindeloos monnikenwerk te laten uitvoeren is niet alleen riskant met oog op uitval, maar ook overbodig. Robotisering van deze taken in het onderwijs biedt in dit geval uitkomst. Niet alleen bespaar je je medewerkers daar een hoop frustratie en tijd mee, maar ook verminder je het risico op fouten die anders voor veel bijkomende stress hadden gezorgd.

Ben je benieuwd hoe de robotisering van dit proces bij studentenadministraties er precies uitziet? Je leest het in het blog 'Robotisering in het onderwijs: efficiënte verwerking van TOA-toetsresultaten'.

Een robot kan studentenadministraties nog bij veel meer taken ondersteunen. Laat je inspireren en download de inspiratiegids voor studentenadministraties.