Van piekmoment naar piekmoment: werkdruk studentenadministratie kent hoge uitschieters

Terwijl de schoolkantines en collegezalen er in de zomervakantie verlaten bij liggen, heerst er op de afdeling studentenadministratie juist een drukte van belang. De vaste administratieve medewerkers van universiteiten, mbo- en hbo-instellingen werken samen met tal van uitzendkrachten de zomer door om duizenden, zo niet tienduizenden, mutaties op tijd te verwerken. Er wordt keihard gewerkt om te zorgen dat docenten en studenten in september soepel van start kunnen met het nieuwe schooljaar. Kan die werkdruk niet een tandje lager?

De studentenadministratie bij een onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van alle administratieve taken die verband houden met studentenzaken. En dat zijn er nogal wat.

Denk aan het inschrijven van nieuwe studenten, het laten doorstromen van bestaande studenten, het uitschrijven van stoppers en geslaagden, evenals de diplomering voor die laatstgenoemden. Ook het toezien op collegegeldbetaling, het opstellen van lesroosters en het toewijzen van studenten aan specifieke lessen of docenten maken daar allemaal onderdeel van uit. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor het registeren van cijfers en het vastleggen van informatie over studiebegeleiding en zaken als BPV-trajecten (in het geval van MBO). Om maar wat voorbeelden te noemen…

Hoogtepunt werkdruk studentenadministratie in zomer

De veelzijdige taken en verantwoordelijkheden van de studentenadministratie maken het tot een onmisbare schakel binnen elke onderwijsinstelling. Echter, met een breed scala aan taken komt ook een aanzienlijke werkdruk. Helemaal als je bedenkt dat het vaak gaat om (tien)duizenden studenten en honderden docenten die allemaal te maken hebben met hetzelfde vaste stramien van een schooljaar.

Het moment van inschrijven, het moment van starten met een nieuw jaar, het moment van een nieuw semester of trimester, het moment van toetsen, het moment van afstuderen; het komt voor vrijwel iedereen binnen de onderwijsinstelling op dezelfde tijd.

Dit betekent dat de werklast voor de studentenadministratie in dit soort periodes tijdelijk énorm toeneemt, met de zomer als zinderend hoogtepunt. Het is geen uitzondering dat de administratieve medewerkers in deze periode slechts beperkt vakantie op mogen nemen, omdat het werk anders niet op tijd afkomt. Er wordt avonden lang doorgewerkt en men maakt regelmatig gretig gebruik van tijdelijke versterking door uitzendkrachten om de stapels aan administratie weg te werken.

Inschrijvingsproces nieuwe studenten afronden

Laten we het afronden van het inschrijvingsproces van nieuwe studenten even als voorbeeld nemen. Slechts één van de vele administratieve taken in het onderwijs die met name plaatsvinden in de drukke zomerperiode voor aanvang van het schooljaar. Peter Spruijt, Procesbeheerder dienst onderwijs services bij ROC Midden Nederland, vertelde dat dit per leerling zo’n 4 minuten in beslag neemt. Dat klinkt misschien als niet zoveel…

Totdat je hoort dat het om zo’n 10.000 leerlingen per jaar gaat. Dan hebben we het ineens over meer dan 660 uur aan administratief werk dat uitgevoerd moet worden, alleen al voor het afronden van het inschrijvingsproces van nieuwe studenten.

Een ander proces dat vooral in de zomer werkdruk voor de studentenadministratie oplevert, is het verwerken van overgangslijsten. Voor iedere student zijn er een aantal zogenoemde doorstroomscenario’s mogelijk, zoals doorgaan naar het volgende jaar, doubleren, vroegtijdig stoppen of bijvoorbeeld overstappen naar een andere opleiding. Elk scenario kent weer andere administratieve handelingen die gedaan moeten worden.

Verschillende ICT-systemen naast elkaar

Maar niet alleen in de zomer is er sprake van een piekmoment bij de studentenadministratie in het onderwijs. Zo moeten studenten bij veel onderwijsinstellingen zich ieder kwartaal of trimester inschrijven voor nieuwe vakken. Ook dit levert weer veel administratief werk op. Denk aan het koppelen van de student aan een docent, het maken van de roosters en het bevestigen van de inschrijving. Ook moet de inschrijving verwerkt worden in het studentinformatiesysteem, zoals Eduarte of Osiris.

Veel onderwijsinstellingen hebben te maken met beperkte ICT-systemen die naast elkaar bestaan en niet of nauwelijks met elkaar communiceren. Daardoor moeten gegevens van het ene systeem handmatig overgezet worden naar het andere systeem.

Het inschrijven voor nieuwe vakken is hier een mooi voorbeeld van. Vaak moet een student zich namelijk via een webapplicatie inschrijven voor een vak. Zo’n webapplicatie genereert dan een Excel-document met een overzicht. Vervolgens moet de studentenadministratie de gegevens vanuit het Excel-document invoeren in het studentinformatiesysteem.

LEESTIP Robotiseren kun je leren; het onderwijs in 2030

Toegevoegde waarde studentenadministratie aan onderwijs

De grote hoeveelheden aan mutaties in één keer, het vele handmatige werk, de strakke deadlines en het geworstel met diverse ICT-systemen zorgen tijdens piekmomenten voor een zware werkdruk op de studentenadministratie in het onderwijs. Het kost zeeën van tijd, waardoor medewerkers alle zeilen bij moeten zetten om het werk op tijd af te krijgen. De capaciteit wordt regelmatig aangevuld met (hele dure) uitzendkrachten en vakantie vieren met de rest van het onderwijspersoneel is er vaak niet bij.

Daarnaast is het handmatig overtypen van gegevens weinig uitdagend voor het administratief personeel. Het is niet bepaald stimulerend voor het werkplezier om dag in, dag uit mutaties van het ene systeem in het andere systeem over te tikken. Om nog maar te zwijgen over de foutgevoeligheid hiervan.

Het primaire proces van de studentenadministratie is het ondersteunen van het onderwijs. Het is aan de studentenadministratie om de achterliggende processen zodanig te stroomlijnen, dat studenten zich kunnen focussen op hun studie en het onderwijzend personeel op het leveren van goed onderwijs. Studenten en docenten willen zich graag ondersteund voelen en hechten waarde zaken aan als betrouwbaarheid, voorspelbaarheid en nauwkeurigheid.

Hoe mooi zou het zijn als de studentenadministratie doorlooptijden kan verkorten, zodat studenten eerder worden geïnformeerd over bijvoorbeeld hun in- of uitschrijving? Als er meer tijd vrij komt om persoonlijker en beter te communiceren? Of om te onderzoeken waar studenten en docenten nu echt behoefte aan hebben? En dat terwijl de werkdruk beter te managen is, er kosten bespaard worden doordat uitzendkrachten niet meer nodig zijn, én ook de administratieve medewerkers gewoon met hun gezin op vakantie kunnen?

Ontdek de mogelijkheden van automatisering

Door automatisering in te zetten op de studentenadministratie bij een onderwijsinstelling, wordt het handmatige werk geminimaliseerd. Dit scheelt tijd en geld, vermindert de foutgevoeligheid, verhoogt het werkplezier en verlaagt de werkdruk.

Benieuwd welke processen binnen jouw studentenadministratie geschikt zijn voor automatisering? Download de gratis inspiratiegids voor studentenadministraties of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.  

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.