RPA Goeroe Gerard Hahn over wanneer softwarerobots meeste toegevoegde waarde bieden

In de gloednieuwe rubriek ‘RPA Goeroe’ gaat Coforce in gesprek met RPA specialisten bij onze klanten over hun vakgebied. Wat is volgens hen de grootste kracht van Robotic Process Automation? Waar zien zij uitdagingen? Welke misvattingen over softwarerobots komen ze regelmatig tegen? En hoe zien zij de toekomst? Gerard Hahn, RPA specialist bij Vanderlande, bijt het spits af. “Voor mij betekent RPA: taking the robot out of the human.”

Na een aantal jaar als RPA Consultant gewerkt te hebben, besloot Gerard in 2018 dat het tijd was voor iets anders. “Als consultant zette ik vaak iets gaafs neer bij een klant en dan ging ik weg. Maar ik vind het juist tof om het fundament te leggen en daar vervolgens op voort te borduren. Om dat steeds beter te maken en uit te bouwen”, legt Gerard uit.  

Zo kwam hij bij Vanderlande terecht. “Hier houd ik me van A tot Z bezig met het proces. Vanaf het eerste idee voor een nieuwe softwarerobot en het leren begrijpen van het proces en de gebruikers, tot aan het developen, testen, deployen en maintainen.”

Over dat laatste: “Goed onderhoud aan je softwarerobot is erg belangrijk. Ik geloof ook wel in dat hele plaatje. Voor degene die de robot gebouwd heeft, is een kleine aanpassing vaak in een paar minuten gedaan. Je kent je eigen bot het beste. Voor iemand anders kan het lastig zijn om jouw logica te begrijpen, ook al beschikt diegene over goede documentatie en beheerst diegene de tooling, Tungsten RPA in ons geval.”

Robots nemen geen banen over

Vanderlande heeft sinds 2017 een heus RPA Centre of Excellence. Met dit team van drie specialisten en ondersteuning vanuit Coforce wil de leverancier van procesautomatiseringsoplossingen (zoals de bagagebanden op luchthavens) Robotic Process Automation voor haar medewerkers toegankelijk maken. “In het begin lag de focus op RPA in finance”, vertelt Gerard.

“De allereerste softwarerobot die we bij Vanderlande hebben gebouwd, zette bepaalde wisselkoersen in ons ERP-systeem. Vroeger moest een finance medewerker dat handmatig doen.” 

LEESTIP Meer lezen over de allereerste softwarerobot bij Vanderlande? Lees het succesverhaal

Inmiddels kunnen ook alle andere afdelingen aankloppen bij Gerard en zijn teamgenoten. Zowel eindgebruikers als process owners kunnen ideeën voor een nieuwe softwarerobot aandragen. Daar wordt al veelvuldig gebruik van gemaakt. “In het begin heerste er nog weleens de klassieke angst voor robots die onze banen kwamen stelen. Gelukkig is die mindset veranderd en zien onze collega’s dat RPA ons echt een stap verder kan brengen.” 

“Continuous Improvement loopt als een rode draad door onze organisatie heen”, vervolgt Gerard. “Waarom zou je repetitieve, operationele taken voor altijd op dezelfde manier blijven doen, alleen omdat dat vertrouwd is? Het is mooi om te zien dat men daar ook zo over denkt en dat ze zelfs gewend raken aan het werken met softwarerobots. Als de RPA er om wat voor reden dan ook een keertje uitligt, staat mijn telefoon roodgloeiend. Dan missen de collega’s het direct.”

To RPA or not to RPA?

Dat in principe alle Vanderlande-medewerkers een softwarerobot kunnen aanvragen, betekent niet dat het team ook zomaar alles bouwt. Misschien wel de belangrijkste voorwaarde voor robotisering is dat het betreffende proces gestandaardiseerd is. Gerard: “Er moet sprake zijn van one way of working. Anders bouw je een oplossing waar alleen die ene collega wat aan heeft die op die ene specifieke manier werkt. Dan heeft RPA maar weinig toegevoegde waarde.” Andere belangrijke voorwaarden aan het proces: het moet een hoog repetitief karakter hebben, er mag geen interpretatie nodig zijn en er mogen niet te veel uitzonderingen zijn. 

Daarnaast zijn er nog een aantal factoren die meewegen in de besluitvorming. Zo wordt er altijd gekeken naar de businesscase. Hoeveel tijd kan RPA besparen? Hoeveel kosten kan RPA besparen? En hoeveel ‘happiness’ brengt RPA teweeg? “Medewerkers worden echt niet gelukkig als ze de halve dag gegevens aan het overtypen zijn van het ene systeem in het andere”, aldus Gerard. “Dus dat nemen we zeker mee in de overweging.” 

"Misschien wel de belangrijkste voorwaarde voor robotisering is dat het betreffende proces gestandaardiseerd is"

Er wordt ook gekeken naar de applicaties en systemen die ermee gemoeid zijn. Als het gehele proces zich binnen één applicatie afspeelt, is het vaak logischer om binnen die applicatie een automatiseringsoplossing te bedenken. Maar als het proces meerdere applicaties bestrijkt, bijvoorbeeld als er gegevens vanuit het HR-systeem in het ERP-systeem gezet moeten worden, dan is RPA juist wel weer handig. 

Het aantal updates van de betreffende applicaties kan ook van invloed zijn. Stel dat er maandelijkse updates zijn, dan heeft dat waarschijnlijk gevolgen voor het onderhoud van de softwarerobot. Het is niet handig als je elke maand je robot weer moet aanpassen aan de laatste update.  

“RPA is een superhandige automatiseringstool”, zegt Gerard. “Maar het is belangrijk om niet te vergeten dat het vooral een hulpmiddel is. Het is niet een doel op zich. Soms is een andere manier van automatiseren logischer. En soms is het proces nog helemaal niet klaar om geautomatiseerd te worden, maar moet er eerst geoptimaliseerd en gestandaardiseerd worden. Als je proces niet op orde is, kun je wel een robot bouwen, maar dan heeft het weinig zin.”

31 softwarerobots up and running

Op het moment van schrijven zijn er maar liefst 31 softwarerobots up and running bij Vanderlande. Negen daarvan draaien bij Finance, waarmee de afdeling in aantallen nog steeds koploper van het bedrijf is.

Als voorbeeld noemt Gerard de e-billing softwarerobot. Deze verstuurt e-facturen volgens een vast template. “Nog niet alle klanten gaan mee met e-facturatie. Zij willen hun factuur dan bijvoorbeeld in een specifiek portal ontvangen. Dat moeten onze collega’s nog wel zelf doen; we hebben het niet meegenomen in de automatisering. Dan zouden we voor elk portal een aparte flow moeten bouwen, terwijl we het hier hebben over de uitzonderingen. De tijd en moeite die in het bouwen zouden gaan zitten, wegen niet op tegen de voordelen.” 

MIS NIKS: Schrijf je in voor de blogupdates!

De afdeling die misschien wel het meest profiteert van Robotic Process Automation, is Inkoop. Daar draait een softwarerobot die goed is voor maar liefst 40 procent van de totale besparing door Robotic Process Automation. Als Vanderlande een order plaatst bij een leverancier, dan worden op lijnniveau prijzen, remarks en leverdata vastgelegd. De bevestiging van de leverancier wordt vervolgens op lijnniveau uitgelezen en eventuele wijzigingen moeten handmatig gekopieerd en geplakt worden in het eigen systeem. Als je bedenkt dat het gaat om enorm veel orders per leverancier en dat die orders vaak bestaan uit allerlei verschillende lijnen, soms wel meer dan honderd, dan begrijp je hoeveel werk dit geweest moet zijn. Nu doet de robot dat.  

“De collega’s waren énorm blij met de oplossing”, zegt Gerard trots. “Voor mij is dit een mooi voorbeeld van wat RPA voor mij betekent: taking the robot out of the human. Een mens is niet gemaakt om urenlang gegevens over te typen. Daar wordt toch niemand vrolijk van…”

Robot onboarden als medewerker

Robotic Process Automation is over het algemeen een manier van automatiseren die relatief snel uitgerold kan worden. Ook binnen Vanderlande valt de gemiddelde doorlooptijd van een RPA-project mee. Binnen zo’n drie maanden na de eerste intake zou de oplossing moeten draaien. “Het onboarden van de softwarerobot kost ook behoorlijk wat tijd”, geeft Gerard als uitleg.  

"Een mens is niet gemaakt om urenlang gegevens over te typen. Daar wordt toch niemand vrolijk van..."

Elke robot krijgt een eigen account binnen het netwerk van Vanderlande, in het HR-systeem en natuurlijk in de systemen waar de robot in moet werken. “Je wilt daarvoor niet een bestaand account van bijvoorbeeld mij of een eindgebruiker gebruiken. Het is namelijk belangrijk om achteraf te kunnen traceren wie wat heeft gedaan. Stel dat de robot iets verkeerd doet, dan moeten we dat wel kunnen achterhalen. Zodat we begrijpen wat er mis is gegaan en de oplossing daarop aan kunnen passen. 

Onze goeroe sluit af met een positieve conclusie: “Het is mooi om te zien dat onze collega’s ons steeds vaker benaderen met aanvragen voor nieuwe RPA-oplossingen. Ze zien in dat de softwarerobots niet tégen ze werken, maar dat ermee samenwerken ze juist veel verder kan brengen.”

Wat kan Robotic Process Automation voor jou betekenen?

Benieuwd wat RPA voor jouw organisatie kan betekenen? 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.