Succesverhaal Vanderlande
"Je hebt geen specifieke IT-kennis nodig om een softwarerobot te bouwen"
Vanderlande Industries is de naam achter bagagesystemen op meer dan 600 grote vliegvelden. Daarnaast hebben ze een sterke positie in transportsystemen voor o.a. UPS, DHL en FedEx en de e-commercewinkels van Amazon en Zalando. Een wereldspeler dus, en valutakoersen zijn belangrijk voor ze. Tot twee jaar geleden checkte de afdeling Finance vijf keer per dag de wisselkoers van een vreemde valuta op internet en voerde dat in in de eigen systemen. Nu doet een softwarerobot dat. Het legde de basis voor een Centre of Excellence dat nu ook tal van andere afdelingen binnen het concern (6.500 medewerkers, € 1,5 miljard omzet) van robots voorziet.
of 
Het begon met vreemde valuta...
Mariëlle van der Heijden is Global Finance Support Manager bij Vanderlande. Ze leidt een tien man sterke afdeling van projectmanagers en applicatiebeheerders. Tot 2017 had ze nog nooit van RPA (Robotic Process Automation) gehoord. Nadat ze zich in het onderwerp had verdiept, maakte ze een rondje langs een aantal aanbieders.
Uiteindelijk klopte ze aan bij Coforce, dat ze via Tungsten (voorheen Kofax) al kende. Het leidde tot een proof of concept, die vervolgens uitmondde in een heuse robot die 24/7 de koers van een buitenlandse valuta nauwlettend in de gaten houdt. Mariëlle: ”Dat verliep verrassend vlot. De softwarerobot was vrij eenvoudig op te zetten, goed te incorporeren en het proces vereiste nauwelijks hele specifieke IT-kennis.”
Eerst standaardiseren dan robotiseren
Een perfect plaatje kortom. En dat vonden Mariëlle en haar team ook. “Wij wilden meteen volop softwarerobots gaan bouwen voor Finance. Helaas liepen we toen tegen een probleem aan, iets wat we onderschat hadden.” Om iets te kunnen automatiseren moet het proces gestandaardiseerd zijn.
Dat bleek bij een heleboel processen niet het geval te zijn. Reden voor Finance om een pas op de plaats te maken, processen eerst te gaan standaardiseren en daarna pas verder te gaan met robotisering.
"RPA neemt de saaie en routinematige processen over
en creëert zo ruimte voor leukere
en meer uitdagende werkzaamheden."
Ook HR, Supply Chain en Sales kiezen voor Robotic Process Automation
Om het hierbij te laten zitten, is niks voor Mariëlle en haar team. Twee van haar RPA-specialisten waren geschoold en vrijgemaakt om fulltime robots te bouwen en te onderhouden. En dus startten ze een heus offensief om dit Centre of Excellence (COE) verder binnen Vanderlande te promoten. Meetings aflopen, uitleg geven, filmpjes maken... geen middel werd geschuwd. En met succes!
Collega’s van Supply Chain riepen de hulp van het COE in om hun planningen aan te scherpen. Handmatig kostte dat veel tijd, nu is er op elk moment van de dag actuele informatie. De afdeling Human Resource heeft een softwarerobot om data van het ene naar het andere systeem over te zetten. En Sales gebruikt de techniek om de documentatie die bij tenders hoort op orde te hebben én te houden.
Fysieke robots zijn andere koek
‘Moving your business forward’ is de slogan van Vanderlande. Wie de bedrijfsvideo van Vanderlande bekijkt op hun website, ziet een wervelende show van transportbanden en robotarmen die koffers, dozen en pakjes transporteren. De medewerkers zijn dus vertrouwd met robots. Maar dat betekent niet automatisch dat ze ook stonden te springen om administratieve processen te robotiseren.
Mariëlle: “Al die fysieke robots werkten eigenlijk tegen ons. Medewerkers waren verontrust dat ze vervangen zouden worden.” Het kostte dus heel wat overtuigingskracht om uit te leggen dat Robotic Process Automation de saaie en routinematige processen overneemt en zo juist ruimte creëert voor leukere en meer uitdagende werkzaamheden. Mariëlle: “De successen praten zich inmiddels voort. We hebben nu beduidend minder tijd nodig om de mensen mee te krijgen!”
of