3 redenen om RPA in finance processen in te zetten als ‘alles al geautomatiseerd is’

Een controller of accountant heeft als doel ervoor te zorgen dat de cijfers, waarop je je bedrijfsvoering baseert, kloppen. Om dit voor mekaar te krijgen helpt het om zo efficiënt mogelijk met kosten om te gaan en proberen om tot een maximaal rendement te komen. Het automatiseren van de financiële administratie en andere processen draagt daaraan bij. Niet gek dat al veel processen zo zijn ingericht dat alles eigenlijk al automatisch verloopt. 

Nou ja alles? Er zijn er nog genoeg redenen om je processen verder te automatiseren. Ook redenen waarbij geld of tijd niet altijd leidend hoeven te zijn. In deze blog geven we je drie redenen om Robotic Process Automation in je finance processen in te zetten als ‘alles al geautomatiseerd is. ‘

Maximaal rendement door je financiële administratie te robotiseren

Zoals eerder benoemd is het zo efficiënt mogelijk omgaan met de kosten om tot een maximaal rendement te komen, voor veel accounts en controllers het doel. Alles wat daar een bijdrage aan kan leveren is een potentiële kans om financiële processen nog verder te optimaliseren. Een van die kansen is volgens Gartner het inzetten van RPA in finance processen. Volgens het onderzoeks- en adviesbureau is 32% van de bedrijven bezig met het implementeren van robots binnen hun organisatie of hebben dat al gedaan. Een verandering die een kostenbesparing van 25 % tot 50% kan opleveren ten opzichte van traditionele handmatige werkzaamheden. 

Een van die klussen is het ondersteunen bij de periode afsluiting. Bij dit proces zijn veel personen, systemen en meerdere afdelingen betrokken. Zodra de deadline voor de afsluiting is bepaald, moet de balans worden opgemaakt, dit om de boeken kunnen sluiten. Hiervoor is natuurlijke veel financiële data nodig, data die vanuit meerdere bronnen, zoals excel, naar de sub-grootboeken moeten worden verplaatst. Iedere (maand)afsluiting bestaat uit dezelfde handelingen en is daardoor een proces wat goed te robotiseren valt. Aangezien Robotic Process Automation in de basis bestaat uit software robots die informatie verzamelen, bewerken, versturen of invoeren in programma’s waar mensen ook in werken. Denk aan gebruikersinterfaces van business software, spreadsheets, portals, databases en websites. Door het robotiseren van je financiële administratie kun je als bedrijf veel tijd en daarmee ook personeelskosten besparen. Maar ook het potentieel van je werknemers beter benutten. Want als RPA jouw finance processen verder optimaliseert, door eenvoudige bulk-werkzaamheden over te nemen, ontstaat er ruimte voor een medewerker om zicht bezig te houden met werk wat voor de organisatie waardevoller is. Denk hierbij vooral aan het werk waar de denkkracht en het inzicht van een medewerker voor nodig is, zoals het analyseren van financiële data en het uitvoeren van forecasts.

Bespaar een hoop tijd door RPA in je finance processen te integreren

Naast dat Robotic Process Automation je geld kan besparen, kan het je ook een hoop tijd schelen. Misschien komt daar dat gezegde wel vandaan dat tijd geld is? Neem bijvoorbeeld het vergelijken van de leveranciersprijzen Het handmatig vergelijken tussen 1 of 2 leveranciers is nog redelijk behapbaar, maar zodra je op zoek gaat naar de beste prijs en/of benieuwd bent naar de levertijd, van een product met bijvoorbeeld honderd leveranciers, kan dit een tijdrovende bezigheid worden. In die tijd dat jij bezig bent om orde in de chaos te scheppen, heeft een robot al lang alle gegevens verzamelt en netjes voor je klaargezet. Dit moet natuurlijk nauwkeurig gebeuren, want een fout vertraagt het proces en kost je daarmee geld. Wanneer een robot goed is afgesteld, doorloopt deze alle procestappen en verwerkt hij gegevens foutloos. Dit met het bijkomende voordeel dat een robot, nooit ziek is en 24/7 door kan blijven gaan met het uitvoeren van zijn taken, mits er genoeg werk is natuurlijk. Pas als een onregelmatigheid zich voordoet, is het pas nodig dat een collega even met de robot meekijkt.

Finance automation kan leiden tot hogere medewerkerstevredenheid

Op de finance afdeling gaat het al snel over getallen, prognose en data. Toch zijn sommige dingen zoals medewerkerstevredenheid, minder makkelijk om in cijfers uit te drukken. Zo kan bijvoorbeeld als iets simpels als elke dag moeten inloggen binnen een systeem, ook als je niet aan het werk bent een hoop frustratie opleveren. Niet iets waar je heel vrolijk van wordt, maar iets waar een softwarerobot niet moeilijk over doet. Deze gaat ‘gewoon ’aan de slag met hetgeen waar hij voor geprogrammeerd is. Met Robotic Process Automation kun je het werk van jezelf of anderen dus ook leuker en makkelijker maken. Het is goed om stil te staan bij hoeveel saaie repetitieve taken, je nog dagelijks tegenkomt. Denk bijvoorbeeld aan het bijwerken van levertijden, het ophalen en verwerken van bankafschriften of het afhandelen van geblokkeerde verkooporders. Dit zijn veelal taken waar veel handmatig werk voor nodig is, maar je werknemers niet gelukkig maken. Ook kan Robotic Process Automation een bijdrage leveren bij het verminderen van werkdruk die werknemers ervaren. Want met het robotiseren van je financiële administratie kun repetitieve taken (deels) weg te nemen, krijgen medewerkers meer tijd voor werkzaamheden die er echt toe doen.

Kijk dus nog eens kritisch naar je processen. Heb je echt alles al geautomatiseerd? Ben je echt klaar met het automatiseren van je financiële administratie? Waarschijnlijk vind je vast nog wel een paar taken die je kunt robotiseren. Benieuwd hoe je RPA inzet als je Finance processen al geautomatiseerd zijn? Lees dan deze blog waarin we je op weg helpen geschikte taken te identificeren.

Gratis intake Maak kans op een gratis intake waarin wij je helpen om de taken te identificeren die in aanmerking komen voor RPA binnen Finance processen. Maak kans op een gratis intake

Peter Kok Managing Consultant pkok@coforce.nl