3 grote frustraties van terugkerende administratieve processen

Het is weer zover, jij bent aan de beurt voor de verwerking van alle urenregistraties. Een belangrijke, maar tijdrovende en weinig inspirerende taak. Binnen het bedrijf lopen meerdere grootschalige projectactiviteiten tegelijkertijd, waardoor een zorgvuldige tijdregistratie heel belangrijk is. Gelukkig wisselen jullie het werk af, want het is niemands favoriete bezigheid.

Je opent de inbox en haalt eerst uit elke mail het bijgevoegde Excel bestand op en slaat dit op. Op je tweede scherm open je het urenregistratie systeem (bijv. een ERP of payroll systeem) om de gegevens die in de Excel bestanden staan in de juiste velden in te voeren. Een secure en tijdrovende klus, waar een foutje snel is gemaakt. Wanneer je alle Excel bestanden hebt gehad en je werk nog een keer hebt gecontroleerd, archiveer je de e-mails. Zo, de dag is weer voorbij, volgende week is je collega weer aan de beurt!

Bij elke functie zijn er wel werkzaamheden die je nét even wat minder leuk vindt. Maar welke (administratieve) taak je ook uitvoert, als er veel handwerk bij komt kijken levert dit vaak de nodige frustraties op.

Whitepaper Robotic Process Automation Over de mogelijkheden en beperkingen van werken met software robots. De link opent in een nieuw venster.

1. Tijdrovend

Administratieve taken en handelingen kenmerken zich meestal door het overzetten van gegevens van software applicatie A naar applicatie B en soms zelfs C en D. Een tijdrovend en arbeidsintensief voorbeeld is de eerder genoemde urenregistratie. Andere voorbeelden zijn: het aanpassen van klantgegevens in een ERP-systeem, het verwerken van diplomeringen en uitschrijvingen van studenten of het automatisch verwerken van ziekmeldingen van collega’s. Stuk voor stuk werkzaamheden die heel erg veel tijd kosten, maar waar je liever geen tijd aan kwijt wilt zijn.

2. Foutgevoelig

Het klinkt zo simpel, even iets overtypen in een ander systeem. Maar bij de zoveelste keer dezelfde handeling uitvoeren zie je het gewoon niet meer zo scherp en juist bij dit soort repeterende handmatige handelingen is een foutje snel gemaakt. En begrijpelijk, want fouten maken is menselijk. Maar je staat wel even sip te kijken als blijkt dat je iemands urenregistratie niet goed hebt doorgevoerd, waardoor er te weinig of juist teveel gefactureerd wordt op een project. Of als je een typefout maakt bij het invoeren van de diplomeringsgegevens van een student, waardoor deze een ongeldig document ontvangt. Administratieve gegevensverwerking wordt veelal handmatig gedaan en is daarom ontzettend foutgevoelig.

3. Weinig uitdaging

Copy, paste, copy, paste… Zucht… Het is dat het moet, maar je kunt wel nuttiger taken bedenken om je mee bezig te houden. Veel administratieve werkzaamheden kenmerken zich door een hoog repeterend karakter. Niet het meest inspirerende werk. Sterker nog, de meeste mensen zullen dergelijke werkzaamheden als saai en geestdodend betitelen. Buiten dat mensen hun werk er zeker niet leuker door gaan vinden, wil je iemands talenten toch ook veel beter benutten en daar inzetten waar ze het verschil kunnen maken.

Worstelen met capaciteitsproblemen

Los van bovenstaande frustraties waar niemand blij van wordt, hebben organisaties nog een andere uitdaging. Bijna iedere organisatie worstelt momenteel met capaciteitsproblemen. De organisatie groeit, maar er zijn geen mensen te vinden om de groei te faciliteren.

Zou het niet prettig zijn om groei te kunnen opvangen en mensen weer in hun kracht te zetten? Software robots nemen deze frustraties weg en helpen bij capaciteitsproblemen. Robotic Process Automation kan alle repeterende handmatige handelingen overnemen, waardoor je dergelijke werkzaamheden sneller, goedkoper en foutloos uit kunt laten voeren én waardevolle collega’s kunt inzetten op taken waar zij echt het verschil kunnen maken.

Wil je meer weten?

Ik heb een divers aantal werkzaamheden beschreven, die normaal achter een beeldscherm worden uitgevoerd, maar die je prima kunt robotiseren.
Download onze inspiratiegids.

Peter Kok Managing Consultant pkok@coforce.nl