Hoe automatisering de financiële afdeling helpt de toekomst voorspellen

Het werk van een financieel professional bestaat voor een groot deel uit een aaneenschakeling van administratieve taken. Facturen controleren en doorsturen naar de juiste managers, mutaties in relatiegegevens doorvoeren, informatie over de uitgaven en inkomsten verzamelen, kredietgegevens van nieuwe klanten opvragen en ga zo maar door. Grote kans dat er geen einde komt aan jouw to-do-lijst én dat ‘ie de volgende dag gewoon weer opnieuw begint. Hoe lekker zou het zijn als je al die taken gemakkelijk kunt afvinken? En aan het eind van de dag zelfs nog tijd overhoudt om je bezig te houden met meer strategische zaken, zodat je de business nóg beter kunt ondersteunen? Robotic Process Automation (RPA) kan dit waarmaken. We nemen je mee in hoe de verdere automatisering van Finance ook jou kan helpen.

Het Finance vak is aan het veranderen. “Voorheen was Finance meer reactief en werd data vooral handmatig uit verschillende systemen gehaald en gebruikt om gebeurtenissen uit het verleden te analyseren”, schetst Anton Rademakers, CFO van 4CEE. Hij geeft een specifiek voorbeeld van hoe het er vroeger aan toeging: “Financieel medewerkers printten de facturen en gaven die op papier door aan personen van verschillende afdelingen binnen de organisatie. Je kunt je wel voorstellen dat er toentertijd veel facturen kwijtraakten.”

Digitaal is niet automatisch

Grote kans dat je je zo’n papieren proces al niet meer voor kunt stellen, want de meeste financiële afdelingen zijn inmiddels overgestapt naar een digitale manier van werken. Maar digitaal is niet hetzelfde als automatisch. In veel gevallen staat er aan de basis wel een digitaal systeem, maar is het proces daaromheen alsnog handmatig.

Om maar even bij het voorbeeld van factuurverwerking te blijven: vaak komt een factuur als pdf-document via de mail binnen, maar dan moet een medewerker die alsnog zelf overtypen in het boekhoudsysteem en koppelen aan de juiste inkooporder. Er zijn nog tal van voorbeelden te bedenken van werkzaamheden die wel digitaal plaatsvinden, maar waarbij een finance medewerker alsnog zelf een handeling moet doen.

Er kleven allerlei nadelen aan dit soort terugkomende, handmatige werkzaamheden. Zo is het natuurlijk erg foutgevoelig, want een typefout is zo gemaakt. Daarnaast is het ook niet bepaald uitdagend voor de medewerker om continu gegevens over te typen én het is hartstikke tijdrovend. En laat tijd nu net hetgeen zijn waar vaak een enorm gebrek aan is. Maar liefst 84 procent van de bedrijven ervaart momenteel namelijk een tekort aan personeel, bleek uit de Conjunctuurenquête Nederland van het CBS, KVK, het Economisch Instituut voor de Bouw, MKB-Nederland en VNO-NCW, die aan het begin van Q3 2022 werd gehouden. En dat zorgt bij meer dan een derde van de bedrijven (36 procent) voor extra werkdruk bij het bestaande personeel.

Tijd besparen met RPA in finance

Aangezien het aannemen van meer medewerkers in de huidige markt meestal geen optie is, is het verstandig om na te denken over een alternatief. Hoe kan wel al het benodigde werk gedaan worden, zonder dat dat een nog grotere druk op het personeel legt? Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om terugkerende, handmatige financiële werkzaamheden te automatiseren met behulp van Robotic Process Automation. Met RPA doet een softwarerobot vaak letterlijk wat een persoon achter een computer nu ook doet. Dit kan gelden voor routinetaken zoals het ophalen en invoeren van gegevens, het klikken op knoppen of het uploaden en downloaden van bestanden.

Laten we als voorbeeld het verwerken van mutaties in klantgegevens nemen. Bij een organisatie waren 2 fte dag in, dag uit bezig met het verwerken van een groot aantal mutaties. Denk hierbij aan aanpassingen in polisnummers, adressen en IBAN-gegevens. Klanten gaven de verandering door per telefoon, e-mail of via de website. Een medewerker verwerkte de verandering in een speciaal formulier en dit werd vervolgens doorgezet naar een financieel medewerker die mailtje voor mailtje de gegevens in het ERP-systeem moest aanpassen.

Met het inzetten van Robotic Process Automation neemt een robot dit proces over. Zodra een klant een wijzigingsaanvraag doet, wordt er een automatische e-mail gegenereerd. De robot leest dit bericht en haalt daar de benodigde gegevens uit. Vervolgens navigeert de robot binnen het ERP-systeem naar het juiste klantaccount en voert de mutaties door. Na het opslaan van de wijzigingen rapporteert de robot aan de afdeling Administratie voor eventuele steekproefsgewijze controle en meldt vervolgens de verwerking af als voltooid.

To-do-lijstje automatisch afgevinkt

Waar twee medewerkers eerder dus de hele dag gegevens aan het overtypen waren, gaat dit nu automatisch. Ze hoeven alleen nog de vinger aan de pols te houden en bij te springen als blijkt dat het ergens misloopt. Dit scheelt een hoop tijd (en dus geld) die zij nu aan andere zaken kunnen besteden. Moet je je voorstellen wat het zou schelen als er nog meer financiële taken met behulp van RPA gedaan kunnen worden. Zoals het verwerken en koppelen van bankafschriften, het lezen van honderden dagelijkse mails en die doorsturen naar de juiste personen op basis van steekwoorden en bijlagen, het opstellen van basisrapporten of het aanvragen van kredietgegevens over nieuwe of bestaande klanten bij de verzekeraar. De softwarerobot vinkt zo je to-do-lijstje punt voor punt af, letterlijk én figuurlijk.

“Op die manier houd je meer tijd over om proactief te zijn, data te analyseren, te interpreteren en daar inzichten en acties voor de business uit te halen”, aldus Rademakers. “Als financial kijk je niet meer (alleen) terug, maar juist vooruit en kun je zaken gaan voorspellen met behulp van realtime, betrouwbare data. Hierdoor kun je inzoomen op wat er gebeurd is en nog beter advies uitbrengen.”