"Met robotisering verhogen we het werkplezier"

Schoeller Allibert is een internationaal bedrijf gericht op op maat gemaakte verpakkingsoplossingen. Met 13 productielocaties over de wereld, waarvan 12 in Europa, is Schoeller Allibert Europees marktleider.

Om deze positie te behouden is het belangrijk om op de veranderende klantbehoefte in te spelen. De gefabriceerde producten, het assortiment en de diensten moeten continu aan de steeds evoluerende markt aangepast worden. Ook administratieve bedrijfsprocessen moeten up-to-date blijven.

Uniformeren van processen

Schoeller Allibert ging door de jaren heen verschillende samenwerkingen aan, waarbij nieuwe aandeelhouders zich aandienden en diverse overnames plaatsvonden. Het bedrijf heeft een rijke geschiedenis en is gevormd uit de belangrijkste spelers op de markt: Schoeller, Wavin, Perstorp, BiPP, Arca, Linpac, Allibert, Paxton, Stucki en anderen.

Elk overgenomen bedrijf heeft van oorsprong andere werkwijzen en bedrijfsprocessen die geüniformeerd moeten worden in dezelfde systemen van het moederbedrijf. Schoeller Allibert ziet Robotic Process Automation als middel om administratieve processen op de verschillende internationale locaties te uniformeren en hiermee efficiëntere bedrijfsadministratie te voeren.

Wouter Schepers, Head of IT Solutions bij Schoeller Allibert, over de strategie van de IT-afdeling: “Ons doel is om onze collega’s te helpen met het standaardiseren en optimaliseren van hun bedrijfsprocessen met softwarerobots. Door middel van robotisering stellen we onze medewerkers in staat om zich te richten op activiteiten met hogere toegevoegde waarde, zoals de rol van business partner. Wij verwachten daarmee ook het werkplezier te vergroten.”

De softwarerobot als facturatie-assistent

Een voorbeeld van één van de gerobotiseerde processen is het afhandelen van facturen. De softwarerobot logt in op het ERP-systeem en haalt alle facturen op die gereed zijn om uit te sturen. Aan de hand van bestaande klantinstellingen wordt bepaald of de factuur per post wordt verstuurd of klaar wordt gezet voor een elektronische verzending per e-mail.

Voor de fysieke postbezorging worden de facturen als PDF-bestand klaargezet voor een extern postverzendingsbedrijf. Deze haalt alle PDF-facturen op uit een vooraf gedefinieerde bestandslocatie. Het postverzendingsbedrijf zorgt voor de verdere afhandeling en bezorging van de papieren facturen.

Voor de facturen die per e-mail worden verstuurd, wordt de taak overgedragen aan een tweede RPA-robot die de verzending voor zijn rekening neemt. Binnen het ERP-systeem wordt de openstaande factuur administratief gesloten en krijgt het de status mee ‘Wacht op betaling’.

"Dankzij de inzet van RPA gaat de verzending van fucturen sneller en kostenefficiënter"

Uniform factuurproces voor Schoeller Allibert

Voor Schoeller Allibert betekent de inzet van RPA dat de verzending van facturen sneller gaat. Daarnaast is deze gerobotiseerde werkwijze kostenefficiënter dan het inzetten van een administratieve medewerker. Maar de grootste waarde voor het bedrijf zit hem vooral in het uniformeren van het factuurproces over het gehele bedrijf. Het voordeel is dat hiermee de routine vastligt en sneller te integreren is met andere bedrijfsprocessen.

Robotic Process Automation biedt kansen waar nog veel handmatig werk door medewerkers wordt verricht. Met deze technologie komt het verder automatiseren van processen binnen handbereik van de business units. Daarnaast is duidelijk geworden dat de Time-to-Market van softwarerobots significant sneller is dan de inzet van traditionele oplossingen zoals aanpassingen in het ERP-systeem of custommade koppelingen.

Wouter Schepers vertelt over de vervolgstappen van RPA binnen Schoeller Allibert: “Met ons RPA Centre of Excellence zijn we nu volop bezig om RPA te introduceren binnen de organisatie. Er is veel potentie om meerdere processen te optimaliseren en te robotiseren”.

Tungsten RPA (voorheen Kofax RPA)

De softwarerobots bij Schoeller Allibert worden gecreërd met de RPA-software van Tungsten Automation (voorheen bekend als Kofax RPA of Kofax Kapow). De voordelen van Tungsten Automation behelzen operationele efficiëntie, modernisering van legacy systemen en de ondersteuning bij verhogen van de kwaliteit van de gegevensverwerking.

Peter Kok, Technical Consultant bij Coforce over het Robotic Process Automation project bij Schoeller Allibert: “Organisaties die hun processen goed op orde hebben en deze ook snel en continu kunnen optimaliseren, hebben een blijvende voorsprong op hun concurrenten. Daarom hebben wij samen met de medewerkers bepaalt welke processen er zijn en welke er geautomatiseerd kunnen worden met behulp van Robotic Process Automation. Medewerkers weten heel precies hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd en zij zijn dan ook een cruciaal onderdeel in het ontwerpproces.”

of