"We verwerken binnenkomende orders met RPA"

De invoering van Robotic Process Automation bij Jan de Rijk (1.400 medewerkers, 26 vestigingen verdeeld over 14 landen) is onderdeel van de digitale transitie van hun order-to-cash proces. Dat houdt in dat de afwerking van alle orders zoveel mogelijk moet plaatsvinden zónder menselijk ingrijpen.

Op dat vlak zijn al grote stappen gezet. Er zijn koppelingen gelegd tussen de IT-systemen van klanten en die van Jan de Rijk. En een deel van de klanten maakt gebruik van ‘selfservice’, waarbij ze via een portal of een app de gegevens over de goederen die ze vervoerd willen hebben zelf kunnen invoeren.

Niet alle klanten willen mee in digitalisering

Een totaal gesloten circuit, waarbij alle informatie tussen vervoerder en klanten volledig geautomatiseerd wordt uitgewisseld, is theoretisch zeker mogelijk. Maar in de praktijk is die 100% afdekking niet te realiseren, zegt Heino Kempers, director ICT bij Jan de Rijk Logistics.

“En weet je waarom niet? Omdat onze klanten, hoewel ze in grote mate wel gedigitaliseerd zijn, niet allemaal logistieke bedrijven zijn. Zij maken auto-onderdelen, onderhouden vliegtuigmotoren of zitten in de farmaceutische sector. Ze kweken of verhandelen bloemen en planten; dát is hun core business. Logistiek is voor hen maar een klein stukje van het totale bedrijfsproces. Logistieke IT-projecten, bijvoorbeeld om hun systeem aan het onze te koppelen -en die nu eenmaal serieus tijd én geld kosten- komen dus niet hoog op de agenda te staan.”

Menselijke fouten voorkomen met Robotic Process Automation

Het gevolg is dat een deel van de orders, zo'n 6% van het totale aantal, dus nog op klassieke wijze wordt afgewerkt. Dit betekent dat de gegevens ‘overgeklopt’ moeten worden. Omdat daarbij de tussenkomst van menselijke medewerkers de kans op fouten verhoogt, zet Jan de Rijk op dat punt RPA in.

Daarover zegt Heino: “RPA is één van de drie pilaren onder onze digitaliseringsstrategie. Maar het heeft niet onze voorkeur. Als ik een softwarerobot kan vervangen door system-to-system integratie, dan zal ik dat zeker doen.”

Maar zover is het nog niet en dus werd er aan de slag gegaan met Robotic Process Automation. Coforce regelde de installatie van de eerste softwarerobots en verzorgde de trainingen. Daarna kon het transportbedrijf er zelf mee aan de slag. En dat ging ze in het begin vrij gemakkelijk af, aldus Heino.

"Ik ben benieuwd welke mogelijkheden RPA
biedt op andere terreinen"

Hij vertelt: ”Het maken van zo’n softwarerobot is vrij eenvoudig. Maar om er een robuuste robot van te maken, die heel slim gebruikmaakt van elementen die je opnieuw kunt gebruiken, is weer een vak apart. Bovendien vonden wij aanvankelijk dat de RPA-expertise binnen de business, dus bij de operatie, hoorde te liggen. Vervolgens zagen we dat de support van de softwarerobots de overhand begon te krijgen en dat ging ten koste van het bouwen van nieuwe robots.”

Zelf kennis opbouwen

Tijd voor een herstart dus. Voor de 12-koppige IT-afdeling is intussen een nieuwe medewerker aangetrokken die zich volledig gaat richten op Robotic Process Automation. Voortaan buigt de IT-afdeling zich over nieuwe robots voor de verschillende businesslijnen. Op die manier gaan ze het aantal losse robotjes binnen het concern indammen, en denken ze het geheel beter en robuuster te kunnen inregelen. En zo ook de kwaliteit en de continuïteit strakker te kunnen bewaken.

Bij die herstart is Coforce betrokken, maar in bescheiden mate, zo benadrukt de ICT-directeur nadrukkelijk: “Zij zijn ons expertisecentrum, dat we gebruiken als ‘overflow’ en als het spannend wordt. Dat kost dan een paar consultancy-dagen. Om de technische set-up goed neer te zetten en om wat training te geven aan nieuwe medewerkers. Die beperkte inzet was trouwens in onze situatie ook hun advies: ‘Bouw zoveel mogelijk zelf de kennis op, dan haal je het meest uit dit product’. Dat is inmiddels ook onze ervaring. Binnen onze IT-afdeling valt trouwens ook nog genoeg te automatiseren. Ik ben dan ook benieuwd welke mogelijkheden er met RPA liggen op andere terreinen.”

of