Process Mining

Wat is Process Mining?

Process Mining maakt bedrijfsprocessen inzichtelijk en laat daarmee zien wat eventuele bottlenecks zijn. Een bedrijfsproces waarbij alles naar wens verloopt, wordt ook wel de 'happy flow' genoemd. Bij de happy flow zijn er geen verstoringen of obstakels. Een realistisch scenario is echter dat er wel degelijk sprake is van enige complicaties of zaken die anders lopen dan gepland. Met Process Mining kun je juist die obstakels aan de hand van de beschikbare data analyseren, door logbestanden onder de loep te nemen en zo van veel kleine handelingen een overzichtelijk geheel te maken.

Zo vertelt Nicky Hendriks in het webinar 'Process Mining uitgelegd': “Als een proces niet soepel verloopt, dan wil je deze optimaliseren. Maar daarvoor is het belangrijk dat het proces eerst inzichtelijk gemaakt wordt, en dat is waar Process Mining voor wordt ingezet.“ 

Uit de resultaten van Process Mining zal blijken wat de dagelijkse processen zijn, maar ook op welk vlak het algehele proces wringt of moeizaam verloopt. Aan de hand van deze objectieve, non-idealistische vertalingen van dagelijkse bedrijfsprocessen kan een bedrijf tijdig ingrijpen. 

Hoe werkt Process Mining?

Process Mining wordt in principe onderverdeeld in drie fases, namelijk:

• Data extractie
• Data analyse
• Conclusies

Fase 1: Data extractie

Process mining begint met het verzamelen van logbestanden. Dit zijn bestanden waarin gebeurtenissen staan vastgelegd die binnen een proces plaatsvinden. Deze logbestanden worden verzameld uit de relevante IT-systemen, bijvoorbeeld ERP- of CRM-systemen. Denk bijvoorbeeld aan klantorders of time stamps. 

Fase 2: Data analyse

Vervolgens wordt de data die uit deze logbestanden voortkomt, geanalyseerd. Algortimes brengen alle handingen binnen het proces in kaart. 

Fase 3: Conclusies

Het gehele proces wordt volledig visueel gemaakt. Daaruit wordt duidelijk waar de knelpunten precies liggen. Aan de hand hiervan kan er vervolgens overgegaan worden tot het verbeteren van deze problemen. 

📺KIJKTIP: Webinar Process Mining uitgelegd

Wanneer is Process Mining zinvol?

Door het analyseren van bedrijfsprocessen met Process Mining kunnen bedrijven:

“Process Mining laat zien hoe het proces daadwerkelijk loopt. Je ziet dan vaak een soort spaghetti-diagram met allerlei uitzonderingen binnen het proces. Veel organisaties hebben dat niet in de gaten, en het mooie van Process Mining is dat al die uitzonderingen nu visueel worden gemaakt. Dat is soms pijnlijk, omdat het vaak onverwachts is, maar het zorgt er wel voor dat je het gesprek kunt aangaan en uit kunt zoeken waarom het proces zo omslachtig is. Juist daar is Process Mining een hele mooie tool voor”, legt Nicky Hendriks uit. 

📖 LEESTIP Process Mining: Hoe je bottlenecks uit je proces-spaghetti haalt

Process Mining als eerste stap voor automatisering

Process Mining wordt vaak ingezet als eerste stap richting automatisering. Voordat je processen kunt automatiseren, is het cruciaal om een volledig en gedetailleerd inzicht te hebben in hoe deze processen verlopen en waar de pijnpunten liggen. Zonder deze kennis loop je het risico om inefficiënties te automatiseren, wat de problemen alleen maar vergroot.

Door eerst Process Mining toe te passen, kun je nauwkeurig bepalen welke onderdelen van het proces geoptimaliseerd moeten worden voordat je overgaat op automatisering met tools als Robotic Process Automation (RPA). Dit zorgt ervoor dat je alleen de juiste taken automatiseert en voorkomt dat je ongewenste of omslachtige stappen vastlegt in geautomatiseerde workflows.

Hoe zet je Process Mining succesvol in?

Zonder een duidelijke strategie, heeft Process Mining weinig zin. Zorg ervoor dat je voorafgaand aan het proces doelen specificeert om richting te geven aan het geheel. Let daarbij op dat je kiest voor relevante logbestanden die van nut zijn voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Logbestanden analyseren waar geen haan naar kraait, heeft natuurlijk weinig zin.

Hou vervolgens rekening met stakeholders die betrokken moeten worden in verschillende fases. Het betrekken van de stakeholders zorgt ervoor dat je meer steun binnen de organisatie creëert om eventuele veranderingen door te voeren wanneer de tijd rijp is.