RPA voor personeelszaken: softwarerobot helpt payrollbedrijf

Bij het afhandelen van personeelszaken komen veel administratieve taken om de hoek kijken. Denk aan het bijhouden van werknemersgegevens, het uitvoeren van de loonadministratie en het beheren van arbeidscontracten. Met Robotic Process Automation (RPA) kunt u een deel van deze werkzaamheden automatiseren. Zo heeft Coforce onlangs een softwarerobot gebouwd voor een payrollbedrijf dat de personeelszaken van haar klanten afhandelt.  

Het payrollbedrijf neemt de personeelszaken van bijna 20.000 werknemers verspreid over meer dan 1.000 bedrijven waar. Dit vereist nogal wat repeterende, handmatige administratieve handelingen.  

Automatisch checken of medewerker in doelgroepregister staat 

Zo checkt de organisatie bij elke nieuwe medewerker of diegene voorkomt in het zogenoemde doelgroepregister van UWV. In het doelgroepregister staan alle mensen die onder de banenafspraak vallen. Dit is een afspraak tussen het kabinet en werkgevers om te zorgen voor extra banen voor mensen die moeilijk aan het werk komen door een arbeidsbeperking. Werkgevers kunnen in aanmerking komen voor financiële voordelen wanneer zij mensen uit het doelgroepregister in dienst nemen. Denk aan loonkostensubsidies, compensatie voor werkplekaanpassingen en vermindering van werkgeverslasten.  

De check of de nieuwe medewerker in het doelgroepregister staat, werd voorheen handmatig door een werknemer van het payrollbedrijf uitgevoerd. Inmiddels is dit met behulp van Robotic Process Automation geautomatiseerd. Een softwarerobot opent het register en voert de naam van de nieuwe medewerker in. Als deze niet in het register voorkomt, wat bijna altijd het geval is, dan gebeurt er verder niks. Als de nieuwe collega wel in het register staat, dan krijgen de medewerkers van het bedrijf een seintje van de softwarerobot zodat zij dit verder kunnen oppakken.  

Softwarerobot voert extra controle uit 

Een andere taak die bij het payrollbedrijf met Robotic Process Automation is geautomatiseerd, is de controle voor het wijzigen van uurtarieven. Het bedrijf voert periodiek onderhoud uit op de uurtarieven waarvoor zij de medewerkers verloont. In één keer wordt er dan een groot aantal wijzigingen doorgevoerd in Excel.

Omdat dit proces nogal foutgevoelig is, moeten er aanvullende controles gedaan worden om te checken dat de wijzigingen geoorloofd zijn. Ook deze controles worden nu uitgevoerd door een softwarerobot.  

Benieuwd wat Robotic Process Automation voor jouw organisatie kan betekenen? 

of