Hoe ga je om met Robotic Process Automation in de praktijk?

Heb je te maken met steeds meer administratieve taken maar met minder medewerkers? Ontstaan er achterstanden in het administratieve proces? Zijn jouw medewerkers te veel bezig met interne processen en te weinig met klanten? Dat kan anders! Bij het merendeel van de organisaties in Nederland, waar kern- en ondersteunende administratieve processen veelal worden verwerkt door (vak)applicaties, is de RPA techniek nog niet geïmplementeerd. In dit blogartikel ga ik kort in op de praktijk, die ik dagelijks bij uiteenlopende organisaties zie.

Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation kan ingezet worden voor terugkerende administratieve werkzaamheden. Werkzaamheden die dagelijks of wekelijks hetzelfde karakter vertonen. Bijvoorbeeld het verzorgen van rapportages, het beantwoorden ‘standaard’ e-mails of het verwerken van klantgegevens in verschillende systemen. Het is dus een vorm van automatisering waarbij een softwarematige robot taken overneemt die een medewerker met een computersysteem uitvoert.

Waar een API op het niveau van data werkt, werkt de robot op het niveau van de userinterface zoals ook de medewerker die gebruikt. De robot opent schermen, simuleert de keyboard- en muis-handelingen, start programma’s op en wisselt tussen schermen om bijvoorbeeld informatie uit het ene scherm te kopieren en als input op een ander scherm te gebruiken.

Waarom kan Robotic Process Automation waardevol zijn?

RPA biedt betaalbare en snel te realiseren oplossingen voor het verbeteren van de procesefficiëntie voor vrijwel iedere organisatie. Want robots de frequent terugkerende handelingen overnemen, kunnen de medewerkers zich focussen op wat echt telt; waarde toevoegen voor de organisatie en haar klanten.

Tevredenheid medewerkers

Met het aantrekken van de economie ontstaat er ook weer schaarste aan arbeidskrachten. RPA geeft een boost aan medewerkerstevredenheid en maakt een werkgever interessant. Het minder leuke werk verdwijnt en het leuke werk blijft over. Zo simpel is het.

De stappen van een Robotic Process Automation implementatie

De eerste stap binnen een RPA-traject is het selecteren en prioriteren van taken of processen die in aanmerking komen voor robotisering. Dit doe je aan de hand van een quickscan. Deze is gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces.

Beschrijf het proces

Het is bij het configureren van de RPA robot erg belangrijk dat dit juist gebeurt en dat het de juiste processtappen uitvoert. Als er tijdens de configuratie, activiteiten worden gemist dan zal de robot deze bij een livegang ook niet uitvoeren. Om te zorgen dat dit niet gebeurt, moeten de processen duidelijk en zo volledig mogelijk in kaart worden gebracht. Denk hierbij ook aan de uitzonderingen als data bijvoorbeeld niet matched.

Praat met alle betrokkenen en stakeholders

Nadat je hebt vastgesteld welke bedrijfsprocessen in aanmerking komen voor robotisering, ga je de doelstelling van jouw RPA-project formuleren. Het is daarbij vooral belangrijk om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Een combinatie van de woorden ‘robot’ en ‘automatisering’ zorgt in eerste instantie soms voor scepsis bij sommige medewerkers terwijl dit helemaal niet nodig hoeft te zijn.

Ben je benieuwd naar wat Robotic Process Automation kan betekenen voor jouw bedrijf? Ons team ontdekt graag samen met jou de mogelijkheden. Met onze lange ervaring op het gebied van RPA brengen we de beste kandidaat processen voor robotisering in kaart. We bepalen de stapsgewijze aanpak om deze te verbeteren met Robotic Process Automation. Meer weten? Neem contact met mij op.