Duidelijkheid krijgen over potentieel robots in arbeidsproces

Hoe bepaal je het potentieel van Robotic Process Automation (RPA)? Het is een vraag die leeft bij veel bedrijven en instellingen. Tijdens de Executive focus roundtable van Coforce in Bennekom op 19 oktober 2018 werd de veelbesproken innovatie nader onder de loep genomen.

Iedereen snapt wel dat een software robot efficiency kan brengen wanneer een robot een arbeidsintensief, handmatig proces van een mens overneemt. Volgens Joost Dorrestijn van Coforce is de business case dan ook makkelijk  te maken. Tijdens de discussiemiddag, waarvoor het koetshuis van Kasteel Hoekelum in Bennekom het decor vormde, legde hij uit welke investeringen een RPA-implementatie met zich meebrengt.

Bovenop de licentiekosten, zijn er – afhankelijk van de complexiteit van het proces – gemiddeld tussen de zes tot tien consultancydagen nodig. Daarnaast raadt hij een onderhoudscontract aan. ‘Bij iedere volgende robot valt de investering in software weg, want die heb je dan al in huis. Ook hoef je geen die hard ontwikkelaars in huis te hebben om een robot te configureren’, licht Dorrestijn verder toe. ‘Met deze investeringen gekoppeld aan een business case, is dit al met de besparing van een halve FTE binnen één jaar terugverdiend.’

Potentieel van Robotic Process Automation

Het blijkt echter toch wel een uitdaging om te zijn om te achterhalen hoe je er dan het maximale kan uithalen binnen een bedrijf. Hoe ver reikt potentiële besparing? Het was één van de punten die een energieke conversatie opleverde. Aangezien Robotic Process Automation een middel is om processen te verbeteren, zou een betere vraag wellicht zijn hoe je erachter komt wanneer RPA een mogelijke oplossingsrichting voor je probleem is of in welke gevallen het handig is om een robot in te zetten voor mensenwerk. Processen die in aanmerking komen voor robotisering hebben zeker een aantal kenmerken, maar concrete voorbeelden van andere bedrijven geven inspiratie en helpen bij de begripsvorming.

Het advies van Jeffrey Janssen, interim CFO en medeoprichter van het CFO Netwerk, was duidelijk: ‘Laten we van de term business case afstappen. Ga gewoon een pilot draaien. Begin met iets kleins en kijk wat het doet. Neem dit als leergeld binnen het innovatieprogramma van de organisatie. Toen we in 1995 allemaal onze eerste website gingen bouwen, wisten we toch ook niet wat het ging opleveren?’

Adele Everink, ook interim finance directeur, was het daar niet helemaal mee eens. ‘Natuurlijk is er een proof of concept-fase, maar hoe lang laat je dat duren? Als financial wil je daar uiteindelijk toch wel euro’s aan koppelen. Over het totale concept en alle aspecten die RPA met zich meebrengt, tja daar moet je goed over nadenken.’

Wie daar al over had nagedacht is zorgverzekeraar ONVZ. ‘Wij hebben de processen al in beeld en inzichtelijk gemaakt waar er in die processen zit potentie zit voor RPA’, liet Michel Soesbergen, business analist bij ONVZ, weten. ONVZ wil Robotic Process Automation in eerste instantie inzetten in het purchase-to-pay proces. ‘Daar zijn nog veel handmatige handelingen en RPA biedt de mogelijkheid dit te automatiseren c.q. robotiseren. Denk bijvoorbeeld aan het zoeken van een rekeningnummer of een KvK-nummer. Onze verwachting is dat dit een halve FTE op jaarbasis kan schelen. In ons geval betekent dat we geen uitzendkracht meer hoeven in te huren.’

Ethiek en brandjes blussen

Naast de business case kwamen ook de kansen en bedreigingen die Robotic Process Automation met zich meebrengt aan bod, bijvoorbeeld de impact die robotisering heeft op het huidige personeel. Het geeft de mogelijkheid om mensen intelligenter en uitdagender werk te bieden, oftewel werk wat waarde toevoegt, maar tegelijkertijd blijkt dat in de praktijk echt niet iedereen mee kan komen als ze ineens analytisch vermogen moeten ontwikkelen. Hoe ga je hiermee om? Kun je iedereen om- en bijscholen? Dit blijkt een moeilijke, ethische discussie.

Het gevaar van suboptimalisatie ligt bovendien op de loer. Een robot inzetten kan namelijk ook handig lijken om een arbeidsintensief proces op te lossen, terwijl misschien eigenlijk het proces opnieuw ingericht zou moeten worden. Dan is het brandjes blussen, in plaats van de oorzaak van de brand op te lossen. Daarop merkt Janssen op dat suboptimalisatie met RPA ook een kans kan zijn als je geen tijd hebt om een herinrichting te doen. ‘Ik vergelijk het altijd maar met slootjes springen. Zo kan je over zeven individuele sloten springen, maar over zeven sloten tegelijk springen vergt training.’

Robotic Process Automation biedt dus legio mogelijkheden voor besparing en efficiency, maar je moet er wel even goed over nadenken. Hoe ver het potentieel strekt is dan ook voor elke organisatie anders. Omdat veel processen onderling van elkaar afwijken, is het een illusie om te denken dat robotprocessen ‘kant en klaar’ op de plank klaar liggen voor gebruik. Er is altijd maatwerk nodig om een software robot te laten functioneren.

Janssen maakt zich in ieder geval niet druk om het banenverlies. ‘Over een paar jaar zijn er een aantal beroepen die nu nog niet bestaan. Het heeft zich in de geschiedenis altijd opgelost en we zijn er altijd welvarender van geworden.’