Het draait niet altijd om de business case binnen RPA

In mijn visie bestaat er geen ultieme RPA business case. Wat de ultieme business case is hangt af van het type proces wat je wilt robotiseren. Vaak zijn het een combinatie van processen die Robotic Process Automation aantrekkelijk maken.

Business case als begrip

In de afgelopen tijd is de term “business case” een begrip geworden. Men realiseert zich steeds meer dat een professionele beslissing op feiten en toegevoegde waarde gebaseerd dient te zijn. Er zijn typische uitspraken ontstaan zoals: “Wat is de business case?”, “Is de business case positief?” of “Kunnen we daar een goede business case voor maken?”. Hiermee vraagt men zich in de regel af de kosten-batenanalyse gunstig uitpakt en of er voldoende rendement op de investering zal zijn, zodat men kan beslissen of daarmee het project wel of niet moet doorgaan.

Maak het concreet

In de RPA business case worden de argumenten om de investering te plegen geëxpliciteerd en krijgt het zogenaamde ‘onderbuikgevoel’ meer handen en voeten. Een business case bevat meestal een verkennend en een evaluerend gedeelte. Het expliciet maken van het onderbuikgevoel door het beschrijven van de relaties en de criteria die een rol spelen bij de beslissing en het bepalen van de toegevoegde waarde van de investering voor verschillende stakeholders. Op deze manier is een goed overwogen keuze voor een investering op basis van heldere criteria mogelijk. Door op deze manier een kader te creëren voor beoordeling vooraf en achteraf en door het eventueel stellen van prioriteiten van investeringen (projecten) onderling, professionaliseert tevens de bedrijfsvoering.

De RPA business case bestaat niet

In de meest strikte betekenis worden binnen een business case niet-financiële kosten en baten financieel gemaakt. Als dat niet lukt, zeggen sommigen dat er eigenlijk geen RPA business case opgesteld kan worden. De standaard RPA business case bestaat echter niet. Criteria waarop projecten geprioriteerd kunnen worden, zijn afhankelijk van het type project en de organisatie waarbinnen ze worden uitgevoerd.

Er zijn een aantal componenten die niet mogen ontbreken in een goede RPA business case.  Volgens mij zijn dit de volgende componenten:

• Het probleem: Wat is de uitgangssituatie, wat is de klantbehoefte, tegen welke beperking loopt de klant aan om deze behoefte te bevredigen? Waar wil de organisatie naar toe?
• De oplossing: Wat houdt de oplossing in? Wat wordt hiermee opgelost?
• Het voordeel: waarom is dit relevant voor de klant en de medewerkers?
• De haalbaarheid: Wat hebben we nodig om het te realiseren? Hebben we de alle vaardigheden en kennis in huis? Welke partners hebben we eventueel nodig, hoe snel is het te lanceren?
• De opbrengsten: Wat levert de oplossing op? Welke efficiencyslag wordt er gemaakt?
• Het vervolg: Hoe gaan we verder? Welke stappen moeten we nu ondernemen?
• Wat gebeurd er als we het niet doen? Wat zijn de gevolgen als we bijvoorbeeld onze administratieve processen niet verder optimaliseren of robotiseren? Hoe staat het dan met de medewerkerscapaciteit of tevredenheid?

Een dergelijke business case versterkt de overtuigingskracht van de technologie, omdat de technologie dan strategisch, commercieel, financieel en vanuit klantperspectief is vertaald.

Karakterisering van business cases

Bron: Merijn van der Zalm en Peter Noordam in Kosten, Baten en Risico’s van ICT-investeringen

Een ander model voor het typeren van RPA business cases wordt ook wel ‘het vizier’ genoemd. Het type van investeringen in technologie wordt aan de ene kant bepaald door de mate van strategische impact en anderzijds door de noodzaak. Door deze twee dimensies tegen elkaar af te zetten ontstaat het ‘vizier’ van de kwadranten.

1.      High potential

Levert Robotic Process Automation onze organisatie in de toekomst strategisch voordeel op? Het gaat hierbij om de visie die wordt verankerd in programma’s en richting geeft aan een groot aantal projecten. Een belangrijk onderdeel van de RPA business case is een onderlinge vergelijking van verschillende toekomstscenario’s.

Daarnaast maakt Robotic Process Automation je transitie naar nieuwe omgevingen en systemen makkelijker door de brug te slaan tussen oude en nieuwe systemen én verdere automatisering mogelijk te maken zonder de verdere IT roadmap te belasten.

2.      Strategisch

Levert Robotic Process Automation onze organisatie direct strategisch voordeel op? Het gaat hier bijvoorbeeld om projecten die invulling geven aan (nieuw) beleid. De voordelen zijn vaak lastig in geld uit te drukken, vandaar dat de focus ligt op kwalitatieve voor- en nadelen.

Compliance voordelen kan bijvoorbeeld onder de dimensie strategisch vallen. Het auditen van met RPA geautomatiseerde processen zal in de regel veel eenvoudiger zijn dan bij processen die grotendeels door mensen worden uitgevoerd. Software robots kennen immers geen variatie in processen en leveren voorspelbare kwaliteit leveren.

3.      Bedrijfskritisch

Is Robotic Process Automation nodig voor dit bedrijf om te overleven? In het bedrijfsleven gaat het om projecten die nodig zijn om een positie te behouden in een bepaalde markt. Markten veranderen sneller dan ooit, waardoor bedrijven sneller dan ooit moeten mee veranderen. Robotic Process Automation faciliteert een snelle aanpassing van processen. Want in plaats van het trainen van meerdere medewerkers in hun nieuwe taken, hoeft alleen de software worden aangepast.

De RPA software kan gemakkelijk opschalen bij piekdrukte. Vergelijk dat eens met handmatige processen waarvoor extra uitzendkrachten worden ingehuurd die eerst ook nog moeten worden ingewerkt.

4.      Onderhoud en efficiency

Levert de investering in Robotic Process Automation mij efficiency voordeel op? Dit kwadrant gaat in op besparingsprojecten, of bijvoorbeeld het (gedeeltelijk) automatiseren van arbeidsintensieve processen. Bij dit type projecten is de financiële afweging tussen kosten en baten het meest essentiële onderdeel van de business case. Hierbij kan de vraag gesteld worden of het niet eens tijd wordt de gehele organisatie (verder) te digitaliseren en de efficiëntie en kwaliteit van data, processen en systemen met Robotic Process Automation een positieve impuls te geven.

Door robots geautomatiseerde processen leveren bijvoorbeeld een voorspelbare output. Zo kan de snelheid en doorlooptijd van bepaalde administratieve processen (total throughput time) flink verkort worden. Robotic Process Automation werkt veel sneller dan mensen en de software maakt minder fouten, waardoor er nauwelijks meer sprake is van hersteltijd. Daarnaast is een software robot 24×7 inzetbaar zonder het risico dat hij plotseling uitvalt. Daardoor verbetert de continuïteit van processen.

Bron: Trends in informatietechnologie: en de gevolgen daarvan voor organisaties, Peter Noordam, Aart van der Vlist, p.34 ISBN 90-267-2250-8.