Digitale transformatie vraagt om RPA

Digitale transformatie gaat over het vergroten van je relevantie als organisatie. Dit proces wordt aangewakkerd door de connectiviteit tussen mensen, organisaties en things (IoT) en een toenemende hoeveelheid data. Deze data is de bron om processen te optimaliseren, maar ook om bestaande diensten te verbeteren en nieuwe toegevoegde waarde te creëren.

In de digitale transformatie, of zoals steeds meer bedrijven ervaren, business transformatie, speelt automatisering van processen nog steeds een belangrijke rol. Robotic Process Automation (RPA) biedt kansen daar waar traditionele IT aanpassingen niet mogelijk zijn en nog veel handmatig werk wordt verricht door medewerkers. Met deze technologie komt het verder automatiseren van processen binnen handbereik van de business. Met RPA-softwarepakketten kunnen repetitieve processen eenvoudig geautomatiseerd worden, met weinig impact voor de IT-systemen.

Ook de achterliggende processen moeten mee

Het is een misverstand dat digitale transformatie alleen gaat over de voorkant van de organisatie. Ook de achterliggende processen, applicaties en systemen zullen moeten worden aangepast.

Een voorbeeld wat ik afgelopen week tegen ben gekomen is een medewerker die data ontvangt per email. Hij opent de inbox en desbetreffende mail, opent de Excel spreadsheet en selecteert een veld. Dat veld wil hij/zij verwerken in de eigen financiële applicatie. Eenmaal ingelogd in het financiële systeem, kan hij daar de data uit het spreadsheet invoeren, de applicatie laten draaien. Vaak zie ik dat de resultaten in een ander systeem gerapporteerd wordt.

Dit voorbeeld laat zien dat de verschillende onderliggende processen geautomatiseerd kunnen zijn, maar het geheel van alle handelingen dat meestal niet is. Organisaties hebben te maken met bestaande legacy systemen niet eenvoudig aan te passen zijn Wellicht biedt Robotic Process Automation (RPA) dan een uitkomst? De relatieve eenvoud en snelheid waarmee RPA kan worden geïmplementeerd maakt het een aantrekkelijke oplossing.

Robotic Process Automation

Ik zie dat steeds meer organisaties benieuwd zijn naar de mogelijkheden die RPA te bieden heeft. In de kern gaat het om de toepassing van RPA technologie die de manier waarop medewerkers interacteren met een applicatie volledig nabootsen. Software robots zijn in staat om eenvoudige regels om te zetten in beslissingen. Omdat RPA aansluit op het huidige IT-landschap hoeven bestaande systemen en applicaties niet of nauwelijks te worden aangepast.

Stappen van RPA transformatie

De eerste stap in een RPA traject is het selecteren en prioriteren van de processen die gerobotiseerd kunnen worden. Samen met de betrokken medewerkers, breng ik processen in kaart, worden procesketen- en IT-afhankelijkheden beschreven en kijken we kritisch welke taken wel en welke taken (nog) niet door de robot kunnen worden uitgevoerd.

Neem de organisatie mee in de transformatie

De bedrijfscultuur is een van de grootste struikelblokken. Om onze digitale transformatie te doen slagen, is een duurzame digitale cultuur een vereiste. Kansen omarmen om te veranderen en iets nieuws te proberen zonder te weten hoe het zal uitpakken … daarvoor is lef nodig.

Dit bericht is ook geplaatst op softwarepakketten.nl