De 5 belangrijkste tips voor succesvolle RPA implementatie

Oké, even snel opfrissen: RPA, dat is Robotic Process Automation: slimme software-die-software aanstuurt en  handmatig uitgevoerde werkzaamheden binnen een proces overneemt.  Dit levert winst in tijd en verminderd fouten waardoor je klant nog sneller en beter bediend wordt. Hieronder vind je een vijftal tips voor een succesvolle RPA implementatie in jouw organisatie.

1. Begin klein met software robots

De mens heeft de neiging om groots te starten en veel problemen tegelijkertijd op te willen lossen. Het resultaat laat zich raden: het gros van de plannen blijft steken en er komt niets van terecht. Start daarom, ook als je met een RPA implementatie wil beginnen, met het identificeren van een kort proces, of neem een specifiek ‘subproces’ uit een langer proces.
Wanneer we met een proceseigenaar in gesprek gaan vinden we vaak al snel herhalende stappen in een proces. We zien nog steeds dat er handmatig gegevens worden opgevoerd terwijl dit gemakkelijk door een software robot gedaan kan worden. De betrokken medewerker in kwestie hoeft, zoals vaak gedacht wordt, écht niet meteen te vrezen voor zijn baan, maar kan ingezet worden om meer interessante, uitdagende taken op te pakken. Zo’n RPA implementatie is in een relatief korte tijd te bouwen en het geeft direct veel efficiëntie en kostenbesparing.

2. Neem je omgeving mee

RPA is géén kunstje van de ICT afdeling of de Finance manager alleen. Natuurlijk gaat RPA jou helpen in kostenverlaging en procesoptimalisatie, maar onderliggend speelt er nog wat anders: RPA gaat jouw collega’s helpen bij het dagelijks werk. Concreet: jouw collega’s hebben meer ruimte om tijd en aandacht te besteden aan hun klanten en daar het verschil te maken.. Het werkplezier neemt toe en je kunt je ongetwijfeld voorstellen wat dat betekent voor het personeelsverloop.

3. Spreek dezelfde taal

Waak wel voor het volgende: bij RPA denken mensen nog regelmatig aan fysieke robots, bijna zoals een kind deze zou tekenen. Wij spreken hier over softwarerobots die herhalende handelingen in jouw applicaties kan overnemen. Leg dat goed uit wanneer je start met een RPA implementatie, dan is de basis van elkaar begrijpen gelegd. En dát is weer de basis van een succesvol verandertraject.

4. Positioneer op de juiste manier

Wanneer je onder jouw collega’s aankondigt hét (waarschijnlijk zoveelste) kostenreductieprogramma te willen introduceren, dan wordt jouw boodschap misschien niet met gejuich ontvangen. Puur denken vanuit kostenreductie is een eenzijdige boodschap bij een RPA implementatie, want naast besparing in geld levert RPA in veel gevallen meer tijd voor andere taken op voor jouw medewerkers. Tijd die besteed kan worden aan meer uitdagende activiteiten. Natuurlijk, verandering is soms eng, maar zeker niet negatief als dit resulteert in een baan met meer uitdaging én in gewoon leuker (soms zelfs minder geestdodend) werk!

5. Besef dat jouw klanten meer tevreden worden

Wanneer we praten over RPA dan gaat dit vaak over interne veranderingen. Een fout die veel organisaties anno nu nog altijd maken. Onthoud: een klant maakt het écht niet uit wie in welk kantoor vanaf waar werkt. Wat een klant of opdrachtgever wél wil is oprechte aandacht. Aandacht voor zijn vragen, aandacht voor zijn zorgen en aandacht voor hem of haar als authentiek individu. Neem bijvoorbeeld een gemeente die met de inzet van een softwarerobot inmiddels automatisch 5 x per dag de gegevens van haar burgers ververst in plaats van 3 x per week op handmatige, tijdrovende én foutgevoelige wijze. Processen stromen sneller, burgers worden sneller en beter geholpen en zijn dus concreet meer tevreden over de dienstverlening.

Dat, dit is slechts een eenvoudig voorbeeld, bereik je met een RPA implementatie: wanneer je repeterende taken door een software-robot over laat nemen rest er meer tijd om jouw klanten tevreden te stellen. Je hebt het ongetwijfeld al lang begrepen: dat vertaalt zich naar blijvend succes op alle gebied. Niet alleen vandaag. Of morgen. Maar ook voor alle dagen daarna. Maar alle verandering (lees: verbetering) start met starten. Immers: if you never do, you’ll never know…